El procés de direcció i les funcions administratives

Procés de direcció

L’administració d’una empresa, representada pels seus gerents, executa les funcions administratives, que es classifiquen en la funció de planificació, la d’organització, la de gestió i la de control de les activitats dels membres de l’empresa, amb el propòsit d’assolir els objectius establerts.

Funció de planificació

Consisteix a fixar uns objectius, marcar estratègies per a assolir-los, definir les polítiques de l’empresa i establir criteris de decisió, sempre amb la intenció d’aconseguir les finalitats de l’organització.

Etapes del procés de planificació:

• Anàlisi de la situació de partida: Analitza la situació actual de l’empresa i del seu entorn, prenent consciència de les oportunitats existents per aprofitar-les.
• Fixació dels objectius generals i subobjectius: Es concreten les metes a què es vol arribar.
• Creació d’alternatives: Es marquen els diferents camins per arribar als objectius proposats.
• Avaluació de les alternatives: Avaluar i analitzar cada alternativa, estudiant punts forts i febles, costos, riscos i dificultats.
• Elecció d’una de les alternatives: Es decideix quin pla s’executarà.
• Control i determinació de desviacions: Encara que s’hagi triat una alternativa, és possible que evolucioni de manera diferent o no funcioni com s’esperava. Per tant, cal un seguiment periòdic dels plans i corregir-los si és necessari.

Funció d’organització

La funció d’organització permet que els plans fixats es facin realitat amb la col·laboració conjunta de tots els membres de l’empresa. L’organització és la funció que té com a finalitat determinar una estructura en què quedin definides totes les tasques que ha de fer cada persona que forma part de l’empresa. A més, té com a objectiu ordenar el conjunt de relacions que puguin sorgir entre les diverses tasques.

Per dissenyar un bon sistema d’organització s’ha de tenir en compte:

• Determinar els nivells d’organització: És a dir, la jerarquia dels comandaments.
• Funcions i objectius: Els destinats a cada nivell de comandament i a cada persona han de ser clars i concrets.
• Línia d’autoritat: S’ha de marcar una línia clara d’autoritat i de responsabilitat formant una cadena jeràrquica.
• Comunicació: Hi ha d’haver vies de comunicació en tots els sentits.