Albarà i factura: tipus, descomptes i conservació legal

Documents Mercantils Essencials: L'Albarà i la Factura

Què és l'Albarà? Definició i Funció

L’albarà és el document expedit pel venedor, la persona que efectua una entrega, per enviar-lo juntament amb les mercaderies al comprador. Aquest ha de retornar-lo signat un cop hagi rebut l’enviament. L’albarà serveix com a justificant de la recepció de les mercaderies.

Còpies de l'Albarà

Generalment, s’expedeixen almenys un original i una còpia. És habitual generar còpies addicionals (per exemple, una tercera còpia per al magatzem i una altra per al departament de vendes).

• L’original ha de ser signat pel comprador quan rebi les mercaderies i retornar-lo al venedor.
• La còpia de l’albarà quedarà en poder del comprador perquè verifiqui la mercaderia i, un cop rebi la factura, comprovi que els conceptes facturats coincideixen amb els conceptes de l’albarà.

Tipus d'Albarà

Albarà Valorat

En aquest model, hi figuren els preus dels articles. Per tant, la persona que rebi aquests articles i signi l’albarà queda informada, no només d’allò que rep, sinó també dels preus unitaris i del valor total.

Albarà Sense Valorar

En aquest s’ometen els preus unitaris i el valor total d’allò que s’ha comprat o transportat. Aquest tipus d’albarà s’aconsella quan les mercaderies són entregades a una tercera persona o són enviades per transportistes.

La Factura: Acreditació Legal de Béns i Serveis

La factura és el document que acredita legalment els lliuraments de béns i les prestacions de serveis realitzades.

Documents Substitutius de la Factura (Tiquet)

Les normes de facturació autoritzen les empreses a emetre un document substitutiu de la factura, denominat tiquet, que simplifica el procés de facturació. Una de les operacions que eximeixen de l’obligació d’expedir factures és la venda al detall.

Factures Resum o Recapitulatives

En el cas de factures resum o recapitulatives, l’emissió de la factura es realitzarà el darrer dia del mes natural en el qual s’hagin realitzat els lliuraments de les entregues parcials. El termini per a l’entrega al destinatari serà el mateix que s’aplica a les factures generals.

Terminis de Conservació de Factures

L’Agència Tributària estableix que els empresaris i professionals tenen el deure de conservar les factures o documents substitutius que hagin emès durant quatre anys, a comptar a partir del darrer dia de termini per a la presentació de l’Impost sobre la Renda de les Persones Físiques (IRPF) o l’Impost de Societats.

En el cas de l’IRPF, si el termini per presentar la declaració és el 30 de juny, les factures s'han de conservar fins al 30 de juny de quatre anys després.

• Les factures de compra de béns mobles d’inversió s’han de conservar durant nou anys.
• Les factures de béns immobles es conservaran almenys durant catorze anys.

Conservació segons el Codi de Comerç

El Codi de Comerç estableix una obligació per als empresaris de conservar «llibres, correspondència, documentació i justificants relatius» durant sis anys.

Descomptes i Despeses en la Facturació

A l’hora de fer la factura, és habitual que, a més dels preus dels béns, s’incloguin descomptes o despeses que modifiquen l’import total facturat. Els descomptes minoren la base imposable i les despeses l’incrementen.

Tipus de Descomptes Habituals

• Descompte comercial: És molt freqüent. Es tracta de descomptes concedits per promocions, fidelització, campanyes promocionals o rebaixes. Se sol calcular aplicant un tant per cent o un tant per unitat sobre l’import brut del valor de les mercaderies.
• Rappel o descompte per volum de venda: Consisteix a aplicar rebaixes en l’import quan s’ha assolit un determinat volum d’unitats o xifra de compres. S’aplica sobre l’import net de compra, és a dir, un cop deduït el descompte comercial.
• Descompte per pagament immediat: S’aplica quan el pagament es fa al comptat. Consisteix a aplicar un tant per cent que es calcula sobre l’import net de la venda, un cop deduït el descompte comercial i els rappels, si n’hi ha.

Despeses a Càrrec del Comprador

És habitual que en les factures s’incloguin despeses que van a càrrec del comprador. Les despeses més habituals són: envasos i embalatges, despeses de transports i assegurances.

Factura Rectificativa: Com Corregir Errors

Les factures que presenten errors no es poden modificar directament. La manera de solucionar-los és emetre una factura rectificativa en la qual, a més dels requisits exigits per una factura normal, s’haurà de deixar constància de les dades següents:

1. L’expressió «Factura rectificativa» amb la data i el número corresponent.
2. Les dades de la factura origen de la rectificació, expressant el seu número i la data.
3. Causa de la rectificació.
4. Detall i valoració de la rectificació.