Arxiu centralitzat i descentralitzat: tipus, organització i mitjans

Els motius principals pels quals l'empresa ha de conversar o guardar la documentació són:

-Per l'interès mateix de l'organització; els documents que emet i que rep l'empresa, permet mantenir viva o activa la memòria o la informació de l'empresa.

-Per exigències legals.

L'arxiu és el conjunt de documents o docmentació d'uan empresa (elements) o l'espai on s'emmagatezemen tots aquests documents (magatzem de documents on busquem la informació sol.Licitada).

Fases d'elaboració de dades:

-Registre/Anotació; prenem nota de la dada en qüestió.

-Classificació/Ordenació; identificar la dada i distribuir-la.

-Codificació/Denominació: S'ha de posar un nom a cada dada o a un conjunt de dades.

-Tractament/Manipulació; treballar les dades.

-Càlcul/Estadística; càlculs o operacions aritmètiques.

-Arxiu/custòdia; finalment, les dades s'han de guardar o arxivar.

Procés de captació de dades, elaboració i arxiu del document:

Dades-->fitxes de clients i d'articles--> Albarà--> Factura--> Fitxer--> Fitxer de clients.

Tipus d'arxius:

-Segons la titularitat:

Arxius públics (de l'administració de l'Estat, autonòmica i local).

Arxius privats (d'empreses, d'institucions religioses i de partits polítics i organitzacions sindicals).

Segons l'antiguitat del document (Actius, Semiactius i Inactius).

Organització de l'arxiu:

-Segons el grau d'ús:

Actius; contenen documents actuals.

Semiactius; documentació i informació poc actual i d'ús poc freqüent.

Passius; conserven definitivament els documents i les informacions que no són actuals i que no es consulten.

-Segons el grau d'autonomia:

Centralitzat:

Avantatges; -L'espai ocupat està més ben aprofitat, -S'uneixen els criteris de classificació per ordre, -Desapareix el risc de pèrdua de papers, -Augmenta el control sobre la documentació arxivada, -No cal establir normes per coordinar la feina a l'arxiu que afectin dos o més departaments.

Inconvenients; -La pèrdua de temps per anar a l'arxiu, -Es tendeix a burocratitzar les tasques de l'arxiu, -Augment de les despeses en els pressupostos de l'empresa.

Descentralitzat:

Avantatges; -Més rapidesa en arxivar documents, -Rapidesa en la localització de documentació, -Menys despeses de manteniment.

Inconvenients; -Es redueix l'espai en els departaments, -Poden haver-hi divergències en els criteris de classificaió entre un departament i un altre, -No hi ha cap responsable que controli les tasques d'arxiu, -Hi ha la possibilitat d'interpretar les normes fixades per establir coordinació entre departaments.

Un sistema d'arxiu intenta cercar la col.Locació i la localització ràpida d'un document.

Tipus d'arxius convencionals:

-Carpetes; Classificadores, Simples i Penjants.

-Carpetes Arxivadores; Tipus A-Z i Amb anelles

-Mobiliari; Prestatgeries/mòduls, Armaris amb carpetes penjants, Prestatgeries amb guies i Seguretat.

Microfilm: fotogradies dels documents per microfilmació, així les mides del document es redueixen considerablement.

Informàtics: Racionalitza la feina administrativa.

Mitjans tecnològics que s'utilitzen en l'arxiu de documents:

-Mecànics: Armaris i prestatges sobre carrils, contenidors electromecànics i electrofitxers amb prestatges rotatius.

-Informàtics:

Bàsics; ús de programes de comptabilitat, nómines...

Semi-integrats: ús de dades relacionals, programes de gestió...

Integrats; captura i digitalització de la informació en paper.