Comunicació Empresarial: Tipus, Xarxes i Reunions

Característiques del Missatge Efectiu

Claredat

El missatge ha de ser fàcil de descodificar i inequívoc.

Precisió

La informació ha de ser precisa i completa.

Objectivitat

El missatge ha de ser veraç, autèntic i imparcial.

Oportunitat

La informació s'ha de transmetre en el moment precís.

Interès

La informació ha de ser rellevant per a l'interlocutor.

Feedback

Informació que recull l'emissor d'una comunicació sobre els efectes d'aquesta comunicació en el subjecte que la rep.

Canals de Comunicació

Canal Personal

L'emissor i el receptor tenen contacte directe.

Canal No Personal

• Mitjans de massa: destinats al públic general.
• Selectius: destinats a determinats col·lectius (ex: diari intern).

Canals Formals

Butlletins, convocatòries, pòsters, correu electrònic (email).

Canals Informals

Es produeix entre un grup de persones al marge de les relacions jeràrquiques (ex: rumors).

Tipus de Comunicació

Segons l'Àmbit

Interna

Es produeix dins de l'empresa.

• Vertical:

  Entre la direcció i els treballadors (pot ser descendent o ascendent).

• Horitzontal:

  Entre treballadors del mateix nivell jeràrquic.

Externa

La que manté l'empresa amb l'exterior.

Segons el Codi

• Oral:

  A través de la conversa (cara a cara, telèfon). Permet un feedback ràpid.

• Escrita:

  Ús d'un suport escrit. El feedback és més lent.

• No verbal:

  Gestos, mirades, expressions facials.

Segons el Grau de Control

• Formal:

  Ben definida i segueix les línies de l'organigrama.

• Informal:

  Es produeix a qualsevol lloc (dins i fora de l'empresa), és espontània i molt sovint.

Comunicació de Crisi

És un esdeveniment negatiu que fa que l'organització passi a ser el centre d'atenció d'una manera que posa en perill la seva imatge.

Principis de la Comunicació de Crisi

• Mantenir la calma: No precipitar-se a prendre decisions.
• Comunicació activa: Anticipar-se amb respostes i arguments.
• Resposta ràpida: No fer voltes i respondre amb claredat.
• Missatge únic i portaveu únic: Un sol interlocutor designat.
• Primer els de casa: Comunicar primer als treballadors.
• Informar de tot alhora: Transmetre la informació completa i, si és possible, la solució.

Xarxes Formals de Comunicació

• Cadena:

  Cada persona es comunica amb la més pròxima en la línia jeràrquica.

• Cercle:

  Cap membre està aïllat, però la informació es transmet molt a poc a poc.

• Estrella:

  Hi ha un líder central que transmet la informació a la resta.

• Vies Múltiples (Totes les Vies):

  Tots es comuniquen entre ells. Pot causar pèrdua de temps i problemes de coordinació.

• Y:

  Els membres als extrems es poden sentir aïllats. És una combinació de les xarxes d'estrella i cadena.

Xarxes Informals: El Rumor

Definició

Difusió d'informació no oficial mitjançant les xarxes informals de l'empresa.

Procés del Rumor

• Naixement: Sorgeix per incertesa o desconeixement davant un esdeveniment.
• Propagació: Es propaga ràpidament, sovint en cadena.
• Mort: S'extingeix quan la informació es confirma/desmenteix oficialment o perd interès.

Tipus de Reunions

• Rutinàries:

  Ordinàries o periòdiques, relacionades amb la feina diària.

• Extraordinàries:

  Reunions urgents no previstes.

• Informatives:

  Per transmetre informació o desmentir rumors.

• Negociadores:

  Per prendre decisions, proposar solucions, arribar a acords.

• Consultives:

  Per recollir l'opinió del grup sobre un tema, projecte o alternativa.

Etapes d'una Reunió

Fases Generals

1. Preparació
2. Desenvolupament
3. Tancament

Fases del Desenvolupament

1. Presentació del tema
2. Anàlisi i discussió
3. Presa de decisions (si escau)