La comunicació escrita a l'empresa: claus i etapes

La comunicació escrita a l'empresa

La comunicació escrita és el tipus de comunicació per excel·lència en l’empresa, perquè permet deixar constància del tema que s’ha reflectit per escrit i perquè és el mètode obligatori per comunicar determinades qüestions.

Tipus de comunicació escrita

• Comunicació escrita interna: permet transmetre informació als departaments i als treballadors de l’empresa.
• Comunicació escrita externa: posa en contacte l’empresa amb l’exterior: proveïdors, clients, administracions públiques, etc.

El principal desavantatge que tenia, i que ja ha superat, era la rapidesa en la transmissió de la informació. Té diversos avantatges: la perdurabilitat i el fet que permet que el lector pugui analitzar amb deteniment el text. Però hem de reconèixer el principal inconvenient: l’emissor no hi és present, i això exigeix que el missatge estigui ben elaborat.

Claus per aconseguir un text eficaç

L'emissor ha de tenir en compte aquestes claus per aconseguir un text eficaç:

1. Triar paraules ben entenedores per al receptor, qui llegeix el text.
2. Comprovar que la informació que hi ha és completa i respon les preguntes que es fa el lector.
3. Posar-se al lloc del receptor (empatia) i preguntar-se què li fa falta i què vol saber.
4. Tenir en compte l’extensió de l’escrit: com més breu millor; si és llarg, s'hi ha de dedicar més temps per llegir i és menys atractiu.
5. Ser conscients de la imatge: els escrits que fem transmeten una imatge de nosaltres mateixos i un estil propi; s’ha de planificar i elaborar de manera lògica i coherent.

Etapes d’elaboració d’un text escrit

1. Analitzar la situació: pensar en la situació que ha generat la necessitat d’escriure.
2. Generar idees: buscar informació i relacionar-la amb les idees que volem transmetre.
3. Triar la informació: prendre decisions sobre el missatge i sobre la quantitat d’informació; és a dir, triar la idea principal del missatge.
4. Ordenar el contingut: després d'haver determinat el missatge que volem transmetre, hem d’ordenar el contingut en introducció, desenvolupament i conclusió.
5. Redactar el text: pensar en el contingut i el destinatari, perquè això ens permetrà organitzar les idees de manera lògica.
6. Revisar l’escrit: corregir els errors, si n’hi ha, i millorar tot allò que calgui a fi d’adequar el text al lector i a l’objectiu prefixat. A vegades cal modificar el contingut i tot allò que afecta la comprensió del text.
7. Revisar el text: finalment, s’ha de llegir el text per comprovar si està complet i acabat o, per contra, si hi cal cap retoc.