Documents Clau en la Gestió de Compravendes i Comandes
El Pressupost: Oferta Detallada al Comprador
El pressupost és un document que utilitza el venedor per plasmar una oferta detallada a un possible comprador. Si l'oferta és acceptada pel comprador, el pressupost és l'origen d'un contacte comercial.
Dades Essencials del Pressupost
- Nom, domicili i NIF.
- Data d'emissió i període de validesa del pressupost.
- Descripció i preu de les mercaderies.
- Condicions: modalitat de pagament, descomptes, termini de lliurament, etc.
Pressupostos d'Obres i Serveis
Es tracta d'un document creat per l'oferent del servei, en el qual es fa constar la descripció detallada de l'operació i de les condicions específiques.
Condicions Específiques en Obres i Serveis
- Lliurament del pressupost abans de la realització de l'obra.
- Despeses de desplaçament.
- Avaries o defectes ocults.
- Pagament del pressupost.
La Comanda: Sol·licitud de Mercaderies o Serveis
És la sol·licitud que fa una empresa o un professional a un proveïdor perquè li subministri unes mercaderies determinades o li presti un servei.
Mètodes d'Emissió de la Comanda
- Correu electrònic, pàgina web o fax.
- Correu ordinari.
- Nota de comanda.
- Verbalment.
- Mitjançant un agent o representant comercial.
Tipus de Comanda
Comanda en Ferm
Es duu a terme quan el comprador i el venedor estan d'acord en les condicions de l'operació, bé perquè hi ha un pressupost, bé perquè prèviament s'ha negociat un contracte.
Comanda Condicional
Sorgeix quan el comprador exposa unes condicions al venedor i la validesa depèn de l'acceptació d'aquestes condicions per part del venedor.
La Nota de Comanda
Imprès on es detallen els articles sol·licitats, així com les principals condicions de l'operació, llevat que ja estiguin pactades en un contracte de compravenda o de subministrament.
Gestió d'Incidències de Comandes
Causes de Denegació de Comandes
- No tenir existències i que sigui impossible aconseguir-les per a la data pactada amb el client.
- No poder complir les condicions sol·licitades pel comprador.
- Disposar d'informes poc favorables sobre el comprador (morositat, impagaments, incompliments de condicions, etc.).
Modificacions de Comandes
S'han de notificar als proveïdors amb màxima urgència, abans que enviïn la mercaderia, i s'han d'explicar molt clarament les causes que originen la modificació.
Anul·lacions de Comandes
Es poden deure a múltiples causes, atribuïdes tant al proveïdor com al comprador.
El Transport de Mercaderies i la Logística
El transport de mercaderies constitueix una part fonamental en les compravendes, ja que en depèn l'èxit o el fracàs de les operacions.
Modalitats de Transport
- Utilitzar vehicles del venedor.
- Utilitzar vehicles del comprador.
- Contractar un transportista o una agència de transport.
La Carta de Port i la Documentació
El contracte de transport es formalitza per escrit en un document anomenat carta de port, que segons el mitjà de transport emprat, té una denominació diferent. Se n'emeten tres exemplars:
- Un al carregador.
- Un altre que va amb les mercaderies.
- Un altre al transportista.
Han de conservar una còpia de la documentació del transport, a disposició de la Inspecció del Transport Terrestre, durant un any com a mínim.
Tipus Impositius Aplicables al Transport
- Mercaderies: 21%
- Viatgers i equipatges: 10%
- Transport internacional: No té (exempció)
L'Albarà o Nota de Lliurament
L'albarà, també anomenat nota de lliurament, és el document que acompanya la mercaderia en el moment que es lliura al comprador. També es considera albarà el document que acredita la prestació d'un servei.
Què Acredita l'Albarà?
- La sortida de les mercaderies del magatzem del venedor.
- La recepció de les mercaderies pel comprador.
- La realització del transport.
Tipus d'Albarà
Albarà Valorat
Hi figuren els preus unitaris i el total de l'operació.
Albarà Sense Valorar
Només reflecteix la descripció i la quantitat de la mercaderia enviada, però no els preus.
Còpies de l'Albarà i la seva Funció
- Còpia per al venedor: Serveix per justificar la sortida de les mercaderies del magatzem.
- Còpia per ser signada pel comprador: El comprador ha de comprovar que les dades de l'albarà concorden amb la mercaderia rebuda i amb la comanda que ha fet.
- Còpia per al comprador: El comprador es queda una de les còpies per justificar que ha rebut la mercaderia.
La posada a disposició i lliurament de la mercaderia al comprador queda acreditada si aquest signa l'albarà en prova de conformitat amb el material lliurat. En aquest moment neix l'obligació de pagament i el còmput dels terminis de reclamació o devolució.
Comprovacions a la Recepció de Mercaderies
- Comprovar la data de recepció.
- Verificar que la mercaderia rebuda s'indica a l'albarà.
- Verificar que la mercaderia rebuda figura a la comanda.
- Assegurar l'arribada en perfectes condicions.
Control i Seguiment de Comandes
Control de Comandes a Proveïdors
- Si les comandes s'han realitzat en el moment oportú per evitar que l'empresa quedi sense aprovisionaments.
- Qui n'ha fet el transport.
- Si la mercaderia arriba en el moment pactat.
- Si arriba la mercaderia en bones condicions.
- Si s'ha produït alguna incidència.
- Si s'ha fet alguna reclamació.
Control de Comandes de Clients
- Si es disposa de prou existències per atendre la comanda.
- Si les mercaderies han sortit cap a la seva destinació.
- Qui fa el transport.
- Si el client ha rebut la comanda.
- Si s'ha produït alguna incidència.