Eines Essencials per a la Comunicació Interna Eficaç

Procediment d'acollida

Ha de facilitar una integració fàcil per als membres perquè la seva productivitat sigui més còmoda. Intentem fomentar un clima de confiança bidireccional, independentment de la categoria del nou membre.

Alguns aspectes rellevants:

• Primera presa de contacte
• Processos administratius
• Presentació dels diferents responsables/caps
• L'entrega d'un prospecte o quadernet d'acollida
• L'entrega d'un vídeo corporatiu
• L'entrega del fullet de presentació de l'organització

Manual de l'empleat

Document de l'empresa sobre tot el que el membre ha de conèixer de l'organització. Conté informació de caire institucional (història, estructura, àmbit d'execució) i professional (escala salarial, perfils, càrrecs).

Altres recursos

Recursos audiovisuals que ajuden el membre a entendre l'organització.

Projecte d'empresa

Document que ajuda els membres a conèixer els objectius estratègics de l'empresa. Aquests objectius haurien d'estar identificats amb la seva missió, visió i valors.

Característiques:

• La intenció, l'objectiu col·lectiu que s'ha d'aconseguir.
• Els mitjans per aconseguir la meta formulada.
• Els valors, el rerefons de base.

Bústia de suggeriments

Instrument per recollir els suggeriments, idees o propostes dels empleats sobre els mètodes de l'organització (condicions laborals, el dia a dia).

Diferència amb la bústia de queixes:

La bústia de suggeriments té un caràcter propositiu: és un lloc perquè els empleats participin i facin propostes. La bústia de queixes és per manifestar-se contràriament a una idea.

Què pot aportar?

• Apropar la Direcció als seus públics.
• Habilitar un espai de participació anònima per als públics interns.
• Obtenir informació molt apreciada dels públics afectats.

Tauler d'anuncis

Sol estar ubicat en un lloc visible per fer públiques les informacions que es consideren rellevants per als públics interns.

Tipus d'informació:

• Informacions que s'han de difondre obligatòriament (ex: vacances, horaris).
• Informacions rellevants: Per integrar-lo en el projecte de relacions públiques internes, cal ocupar-se de la seva concepció, tenir cura de la presentació, diferenciar les informacions importants i urgents, i facilitar-ne la lectura.

Intranet (Comunicació interna 2.0)

Beneficis clau: Humanització, Immediatesa, Creació de comunitats, Reforç de la cultura corporativa.

Algunes tècniques de RP internes via intranet:

• Reunions virtuals
• Taulers d'anuncis electrònics
• Bústia virtual de suggeriments
• Videoconferència
• Fòrums de discussió
• Blocs, wikis i podcasts
• Butlletins interns i revistes electròniques

Algunes funcions de la intranet:

• Canalitzar i emmagatzemar informació, documentació i coneixement.
• Definir i transmetre la cultura de l'entitat.
• Mostrar la imatge de l'organització.
• Gestionar el treball col·lectiu.
• Promoure la comunicació i la participació del personal.
• Facilitar la formació dels treballadors.