Estratègia de negociació amb proveïdors: Guia i consells
L'estratègia de negociació amb els proveïdors
La intel·ligència emocional és la capacitat de reconèixer els nostres propis sentiments, els sentiments dels altres, motivar-nos i manejar adequadament les relacions que mantenim amb els altres i amb nosaltres mateixos. La negociació és l’art d’aconseguir avantatges mutus entre comprador i venedor sense crear hostilitat. Es tracta d’un procés d’aprenentatge. L’objectiu de la negociació és buscar oportunitats que puguin posicionar l’empresa amb un avantatge competitiu.
A) Preparació de la negociació
Cal partir de la realitat de l’empresa i del seu entorn, pel que fa a les necessitats d’abastament i les capacitats que té aquest entorn per poder-hi respondre. Hi ha aspectes negatius i aspectes positius:
FACTORS POSITIUS (PODER DELS COMPRADORS):
- Pocs compradors d’importància.
- Molts possibles substituts dels meus productes.
Els meus proveïdors es poden integrar cap enrere (PODER DELS PROVEÏDORS):
- Pocs proveïdors.
- Els meus proveïdors es poden integrar cap endavant.
- Hi ha un alt cost de canvi dels meus proveïdors.
- Els proveïdors influeixen en un alt grau en la qualitat dels meus productes.
FACTORS NEGATIUS (PODER DELS COMPRADORS):
- Alt cost en el canvi de proveïdors.
- Tinc possibilitat d’integrar-me cap endavant.
(PODER DELS PROVEÏDORS)
- Hi ha disponibilitat de substituts per als productes dels meus proveïdors.
L’estratègia de negociació es pot preparar seguint 5 passos, que es plantegen com a respostes a preguntes:
- En quin moment es donarà la informació?
- Quin tipus d’informació es posarà damunt la taula de negociació?
- Quin tipus d’informació no ha de ser desvetllada?
- Quins arguments s’utilitzaran? Com es presentaran?
- Quins arguments es preveu que presentarà l’altra part? Com es rebatran?
B) Fase de la negociació
COMENÇAMENT:
- Presentació dels participants
- Establiment de: (objectius, agenda i temps, regles del joc).
PRESENTACIONS:
- Descripció breu de la situació.
- Presentació de la nostra proposta.
- Presentació de la proposta del proveïdor.
DEBAT:
- Comunicació de la posició.
- Avaluació de la resposta i flexibilitat de l’altra part.
RESOLUCIÓ DELS PROBLEMES:
- Emfatitzar les àrees d’acord.
- Introduir mètodes de resolució de conflictes en els punts de desacord.
- Focalitzar en els problemes, no en les persones.
- Treballar només en els problemes que sembli possible resoldre.
TANCAMENT
- Documentar els punts principals que s’han tractat: (acords, no acords però susceptibles de ser tractats de nou en el futur).
- Definir els passos que cal seguir amb responsables i dates.
C) Començament i presentació de la proposta
Un dels aspectes essencials és la manera com plantegem la nostra proposta, és recomanable:
- Separar la presentació de les explicacions i justificacions.
- La seguretat en la presentació és clau, el to de veu i les vacil·lacions poden arruïnar la proposta.
D) Debat o negociació
Hem de tenir en compte principis com:
- Exposar tant les nostres condicions com la nostra oferta de manera concreta.
- És essencial mantenir tots els temes enllaçats fins a la fase d’intercanvi.
E) Resolució de problemes
Es poden presentar conflictes que cal resoldre. Les causes més habituals d’aparició són:
- Especificacions dels productes.
- Forma de pagament.
- Cronograma.
- Comunicació.
- Forma de lliurament dels productes.
- Qui assumeix les despeses.
Principis generals en la resolució de conflictes:
- Les negociacions en la resolució dels conflictes comencen definint el problema: Els participants en la resolució han de determinar el problema.
- Les solucions trobades s’han de basar en els nostres interessos, i no en les circumstàncies: per poder arribar a un acord, convé intentar comprendre el posicionament que ha adoptat l’altra part.
- Convé anticipar-se als problemes que puguin aparèixer en la negociació: cal portar alternatives preparades per avançar-se als possibles girs de la negociació.
- L’objectiu és treballar per solucionar els desacords, no aconseguir crear-ne de nous: s’ha de partir de la idea que mai no s’aconseguirà el que és òptim, sinó la millor solució possible.