Gestió i organització d'esdeveniments: claus per a l'èxit

ESDEVENIMENT

Instrument institucional i promocional, utilitzat en la comunicació dirigida, amb la finalitat de crear conceptes i establir la imatge de les organitzacions, productes, serveis, idees i persones mitjançant un esdeveniment prèviament planificat, que succeeix en un únic espai de temps, en el que els participants es troben, bé físicament o per mig de recursos tecnològics”.

Eina de màrqueting i RRPP, manera de relacionar-se amb l’entorn  amb la finalitat d’aprofundir i consolidar les relacions existents manera de transmetre un missatge concret a través de la creació d'experiències úniques, generadors de negoci

- TIPUS: gran esde esportiu, social, empresarial, festiu, cultural

- Classificació:

- caràcter tipologia (congressos, conferencies)

- Naturalesa (inter, nacionals, ...)

- Generació (disseny prpi, seu captada...)

- Entitats que convoquen (No/governamentals...)

- Sector generador (mèdics, legals, educació...)

- Tamany o granària (petits 50-250 delegats, mitjans 250-500, grans 500-2000, mega esdeveniments +2000, mini 30-45)

Gestions i tasques de l’organitzador : COM ORGANITZAR UN ESDEVENIMENT? (proveïdors) QUÈ ORGANITZAR? (tipus, convidats, número)COM DUR-LO A TERME (inici, nus, final)? QUAN ORGANITZAR? (decidir amb temps)ON ORGANITZAR?

COM APLICAR EL PROTOCOL EN ELS ESDEVENIMENTS: saber escollir convidat i com atendre'ls, com presentar-nos i saber la imatge que volem donar/oferir

COM INVITAR: CONFIRMACIÓ (amb protocol), invitació o email) + vestuari etiqueta

Procediment modern: Confirmació assistència Enviament de la invitació + notes protocol·làries, croquis i plànols, permisos pel PK, Incorporar mostrador d’incidències per invitats que no acompleixen requisits

TASQUES HA DE REALITZAR UN ORGANITZADOR D’ESDEVENIMENTS?

1. Crear timing (on, quan, què, com…)2. Cronograma (establir horari)3. Llibre de ruta (Itinerari, rutes alternatives)4. Plànols (croquis, recorregut)5. Grafismes (invitacions)6. llistats (relació de convidats7. Protocol (notes personalitzades a convidats)8. Documentació (programa de l'hora i lloc)

Selecció i negociació amb proveïdors: són essencials

1. DEFINIR NECESSITATS

- Briefing detallat per cada categoria de proveïdor que s'envia a 3-4 proveïdors preseleccionats

- Llistat: Tipus de proveïdors, Requeriments per cada categoria de proveïdor segons estil de l'esdeveniment, coneixements i referències

2. COMUNICACIÓ CONSTANT: Donar-lis informació àmplia sobre el tipus d'esdeveniment que es vol dur a terme, idea, tema, programa previst,…Acceptar suggeriments, idees , riscos,Fomentar la comunicació dels proveïdors entre sí. Activitats conjuntes per revisar

3. ACONSEGUIR INFO DE CADASCÚ (proveidors)

- Anys d'experiència en esdeveniments

- Tamany de la seva empresa: facturació, personal, etc.

- Esdeveniments en els que ha treballat i paper que ha tingut

- Equip propi (material i personal) o subcontracta. Actitud del prov

4. SER MINUCIÓS I CLAR: Exigir pressupost clar i detallat, fer contracte escrit, comprovar tot

5. GESTIÓ DEL TEMPS: Implicar els proveïdors el més aviat possible en el procés d'organització d'esdeveniments. Construir una bona relació

Contractes de serveis o de lloguer de mitjans: Restauració, Imatge, So, Audio, Traducció, Seguretat, Transport, Estands, Expositor, Animació, Hostesses, Assegurances, Guies, Decoració

Fases del procés d'avaluació

1. PLANIFICACIÓ I IDENTIFICACIÓ DE LES DADES QUE NECESSITEM: DEFINICIÓ DE LES QÜESTIONS QUE ENS INTERESSA AVALUAR I ELS OBJECTIUS D'AVALUACIÓ (QN/QL),Aporta informació:Gestió i impacte de l'esdeveniment

2. RECOLLIDA DE DADES:

- ELEMENTS QUE ENS APORTARAN INFORMACIÓ DE SI HEM ACOMPLERT O NO AMB ELS OBJECTIUS

- Informacions derivades del procés de gestió de l'esdeveniment

- Tècniques: Entrevistes en profunditat, observació participant, focus grup (discussions de 8-10 pers), Enquestes, Clippings (recopilació de notícies)

3. ANÀLISI DE DADES

Anàlisi de les dades obtingudes que han de ser interpretades. Es pot fer de manera manual o per mig de programes informàtics (SPSS) com en el cas de les enquestes.Permet fer representacions gràfiques.

4. ELABORACIÓ D'INFORMES

Permetran explicar al client i al propi equip si s'han assolit els objectius estratègics i com podem millorar el procés de planificació i gestió en esdeveniments futurs

ESPAIS I SERVEIS NECESSARIS PER A LA CELEBRACIÓ D'ESDEVENIMENTS

El lloc. primeres i més importants decisions (pressupost i altres consideracions organitzatives)

Serveis per a la celebració d'esdeveniments:

TELECOMUNICACIONS, REPRODUCCIÓ I PROJECCIÓ D'IMATGE I SO

• Agències de publicitat, màrqueting i RRPP, de disseny gràfic i impremta
• Gabinets de prensa i guionistes
• Controladors d'inscripcions online, dissenyadors web
• Empreses de regals d'empresa
• Transcriptors i editors
• Empreses de lloguer de material audiovisual, mobiliari i proveïdors d'articles de festa

SERVEIS DE TRADUCCIÓ

• Serveis de traducció en tots els idiomes
• Intèrprets i traductors
• Traduccció escrita
• Interpretació simultània
• Intèrprets de signes

SERVEIS DE CONTROL D'ACCESSOS, TRANSPORT, SEGURETAT

• Empreses de control d'accessos
• Empreses amb mitjans de transport encarregades del trasllat de convidats
• Empreses de seguretat

MUNTATGE D'ESTANDS I EXPOSICIONS

• Professionals muntadors de:Carpes, plataformes, inflables, escenaris, construcción i muntatge d'estands
• Decorats, flors i plantes
• Retolació i senyalització
• Sanitaris portàtils

HOSTESSOS I HOSTESSES

d'imatge, de protocol, fires, congressos, RRPP, bilingües. Promotores, guía, transfer, especialitzades, animadores, Aparca-cotxes,  seguretat, Recepcionistes, Teleoperadores

ANIMACIÓ CULTURAL.PRODUCCIÓ D'ESPECTACLES I ACTIVITATS LÚDIQUES

Empreses d'animació: artistes, Dj, talents, Vj, karaoke o Empreses que ofereixen activitats esportives o d'aventures: 4x4, rutes GPS

Altres serveis: assegurances, assistència turística

Gestió del risc: detectar tots aquells elements, habitualment incerts, que poden afectar-nos legalment, com organitzadors d'esdeveniments, i exposar-nos a la pèrdua de credibilitat per part del client. PERILLS + VULNERABILITAT = RISC. No totes són previsibles

• Intoxicació, foc, excés d'aforament, sistemes elèctics, males conductes, terrosime, vagues, enfermetats, mort, …

ÀREES DE RISC: Característiques dels assistents, Característiques dels proveïdors, Disseny i planificació de l'esdeveniment, Legislació i regulació normativa, Sensibilitat i impacte mediambiental, Elaboració del pressupost, Absència de seguiment i avaluació

Procés de gestió de riscs: Avualuació àrees, avaluació, pla reducció, seguiment, resposta, reposició

Pressupost: ÉS UN DOCUMENT que combina activitats de planificació i gestió, despeses previstes, fonts d'ingressos i benefici previst. Objectiu: incrementar beneficis, vendes, llançament i millorar imatge

• Despeses: fixes, variables, directes, indirectes, tangibles i intangibles

Preu esdeveniment: Despeses tangibles + Valor econòmic que assignem als intangibles + Marge de benefici

Per fixar marge benefici: Estratègia de conquesta, de dominació, basada en la competència

- Errors a evitar: No cobrar(internet, parking), parlar d'un mateix, passar-se amb l'estalvi, no oblidar-se de punts (ex:sostenibilitat), saber necessitats alimentàries, no contractar només voluntaris, espai important, no improvitzar, no donar molts papers, donar feedback

- Retorn de la inversió:

• ROO s'obté a partir de tècniques d'investigació qualitatives
• ROI: Benefici que s'obté a partir d'una inversió, tenint present les despeses que aquesta inversió representa.
• El benefici s'expressa. (Ben - Inversió / 100) x 100 Retorn de la inversió de l'esdeveniment %

- Avaluació esdeveniment: La creació, Desenvolupament. Implementació. Es pot fer una avaluació qualitativa i quantitativa

L'avaluació qualitativa aportarà informació rellevant relacionada amb la qualitat de l'esdeveniment. Entrevistes, focus grup, valoracions del personal, clipping… aporta dades mesurables i que es poden analitzar estadísticament (enquestes, anàlisi financer)

Avaluació pre-esdeveniment (QT/QL), durant esdeveniment (QL), post-esdeveniment (M)

- Avaluar: pròpia gestió. Impacte en termes d'imatge i reputació, Perfil sociodemogràfic dels públics directes. Beneficis econòmics