Gestió de Proveïdors: Recerca, Selecció i Optimització
Els Proveïdors com a Part Clau de l'Entorn Empresarial
L'entorn empresarial és el conjunt de forces que se situen a l'exterior de l'empresa i que hi exerceixen influència. Segons Porter, l'empresa està sotmesa a cinc forces competitives externes. Una d'aquestes és el poder de negociació amb els proveïdors.
Les Cinc Forces de Porter
- Rivalitat entre els competidors existents
- Amenaça de nous competidors
- Amenaça de productes substitutius
- Poder de negociació dels proveïdors
- Poder de negociació dels clients
Les Relacions amb els Proveïdors
Les relacions amb els proveïdors sorgeixen quan les empreses tenen la necessitat d'aprovisionar-se de materials. Aquest fet implica la contractació d'un proveïdor, que comporta la recerca, selecció, avaluació i negociació amb els proveïdors, i la signatura del contracte. El resultat és: una comanda, un lliurament, una facturació i el certificat de proveïdor.
La Recerca dels Proveïdors
El primer pas en les relacions amb els proveïdors és la recerca per, posteriorment, seleccionar el més adequat per a les necessitats de l'empresa. Aquesta recerca es pot abordar des de dues perspectives:
Situació de Partida de l'Empresa
L'empresa pot tenir un desenvolupament de mercat, però no estar satisfeta amb els proveïdors actuals, o voler ampliar la quantitat de proveïdors.
Tipus de Compra
- Proveïdors a llarg termini: per a factors productius directes o materials indirectes de manteniment, reparació i operació (MRO), com ara material d'oficina.
- Proveïdors puntuals: per a serveis que només es realitzen una vegada.
Recerca Online de Proveïdors
La recerca a través dels cercadors d'internet permet trobar productes i serveis. És molt important tenir presència a internet, ja que permet buscar proveïdors a tot el món sense invertir-hi molts recursos i facilita que l'empresa es doni a conèixer a molta més gent.
Tipus de Motors de Cerca
- Genèrics:
- (Google, Yahoo, Altavista, Bing) rastregen internet i llegeixen tantes pàgines com poden. Un cop llegides, presenten un índex d'adreces de caràcter general.
- Verticals:
- Són motors de cerca específics sobre temes concrets. Els més habituals són per buscar hotels, assegurances, pisos o viatges. La informació s'actualitza més sovint.
Recerca Offline de Proveïdors
La recerca offline o tradicional encara és important, tot i que perd rellevància en comparació amb la recerca online. Es busquen proveïdors mitjançant:
- Premsa, ràdio i televisió: mitjançant anuncis que donen a conèixer el producte.
- Publicacions especialitzades: hi ha moltes revistes especialitzades de tot tipus de continguts.
- Fires i exposicions: són un mitjà per conèixer de prop els productes i establir relacions amb futurs proveïdors.
La Selecció dels Proveïdors
Per dur a terme la selecció d'un proveïdor, s'ha de seguir un procés de cinc punts:
1. Avaluació de les Necessitats
És la primera fase de l'activitat de l'empresa i és de gran importància donar resposta a tres preguntes clau:
- Què demanem?
- Quan ho demanem? (temps)
- Quant en demanem? (quantitat)
Tècniques Estadístiques per a la Quantitat
Per determinar la quantitat d'articles que l'empresa preveu que necessitarà, s'utilitzen dues tècniques estadístiques:
- Mitjanes mòbils
- Anàlisi de la recta de regressió aplicant el mètode de mínims quadrats
2. Elaboració d'una Llista de Proveïdors
La recerca de proveïdors ens porta a elaborar una llista de proveïdors que, en principi, poden satisfer les nostres necessitats. Per a cadascun dels proveïdors, s'ha d'obrir un registre que inclogui tota la informació important:
- Dades d'identificació: raó social, domicili legal i comercial, telèfon, fax, adreça electrònica, lloc web, CIF, etc.
- Tipus de productes o serveis que ofereix, preus, polítiques de descompte, condicions de pagament acordades, condicions de lliurament i contractes signats.
També en aquests registres s'han d'incloure anàlisis que se n'hagin fet, mostres i catàlegs d'articles. Tota la informació s'ha de mantenir actualitzada constantment.
3. Anàlisi d'Ofertes dels Proveïdors
Aquesta fase comporta: sol·licitar propostes als proveïdors del registre, obtenir el seu catàleg de productes i rebre ofertes detallades per escrit.
4. Establiment de Criteris de Selecció
Per escollir correctament el proveïdor, s'han de definir clarament els criteris d'avaluació o factors que determinen el resultat del procés d'avaluació. Hi ha criteris parcials i globals:
Criteris Parcials
S'utilitzen els models de selecció basats en el preu.
Criteris Globals
S'utilitza el model de selecció de Lehman i O'Shaughnessy, que es basa en el càlcul de la mitjana a partir de disset atributs:
- Reputació general del proveïdor
- Condicions financeres
- Flexibilitat del subministrador per ajustar-se a les necessitats de l'empresa
- Experiència amb el subministrador en situacions anàlogues
- Servei tècnic ofert
- Confiança en el venedor
- Comoditat en el subministrament de la comanda
- Dades sobre l'adequació de la comanda
- Preu
- Especificacions tècniques
- Facilitat d'ús
- Preferències de l'usuari principal de productes
- Formació oferta pel subministrador
- Temps de formació requerit
- Confiança en la data de lliurament promesa
- Facilitat de manteniment
- Servei postvenda