Guia completa sobre la funció d'aprovisionament i inventaris
1. La funció d'aprovisionament
L'aprovisionament consisteix, bàsicament, a assegurar-se que l'empresa sempre tingui els materials necessaris per produir o vendre, i organitzar correctament les existències. Aquesta funció es divideix en tres parts fonamentals:
- Compres: Triar els millors proveïdors tenint en compte el preu, la qualitat, el termini de lliurament i les condicions de pagament.
- Emmagatzematge: Disposar d'un espai físic on guardar i ordenar correctament tot el que es compra o fabrica.
- Gestió d'inventaris: Decidir quantes existències s'han de mantenir als magatzems i amb quin ritme es fan les comandes per cobrir les necessitats de l'empresa.
Tipus d'existències
Les existències són tots els materials que una empresa té als seus magatzems. Existeixen 8 tipus:
- Matèries primeres: Materials que es transformaran per fabricar el producte final (ex: la farina per fer pa).
- Productes semielaborats: Productes que encara no estan acabats, que estan a mig fabricar.
- Productes acabats: Productes que ja estan llestos per vendre al client final.
- Mercaderies: Materials que l'empresa compra per revendre directament, sense transformar-los.
- Altres aprovisionaments: Elements que s'incorporen al producte però que l'empresa no ha fabricat, com embalatges o material d'oficina.
- Subproductes: Productes secundaris que surten del procés de fabricació principal (ex: la nata quan es fabrica llet desnatada).
- Residus: Sobrants de la producció, com les serradures en una fusteria.
- Materials recuperables: Retalls o materials que es poden reutilitzar, com els retalls de tela en una empresa de confecció.
2. La gestió d'inventaris
La gestió d'inventaris és la planificació i el control de les existències per tenir sempre el que cal amb el mínim cost possible.
Per què cal tenir estoc? Hi ha 3 raons:
- Evitar la ruptura d'estocs: No quedar-se sense producte davant un augment inesperat de la demanda, evitant que els clients vagin a la competència.
- Compensar diferències: Equilibrar la producció i la distribució (ex: fabricar a l'hivern per vendre a l'estiu).
- Aprofitar descomptes: Comprar en gran quantitat per reduir els costos unitaris.
Els 4 costos de les existències
- Cost de comanda: Costos administratius de fer i gestionar les comandes als proveïdors.
- Cost d'adquisició: El preu que es paga al proveïdor pel producte.
- Cost de ruptura d'estocs: El que perd l'empresa quan es queda sense existències i no pot servir una comanda o produir.
- Cost de manteniment d'inventari: Tot el que costa mantenir l'estoc als magatzems. Es divideix en:
- Administratius: Personal i sistema de gestió.
- Operatius: Personal del magatzem i assegurances.
- D'espai físic: Lloguer, llum, calefacció...
- Econòmics: Obsolescència i depreciació.
- Financers: Interessos dels diners invertits en estoc.