Guia de Compres i Aprovisionament
Fases del Procés de Compra
- Planificació de les compres: Estudi anticipat de les necessitats. L'empresa s'informa sobre els productes del mercat i es prepara abans que sorgeixi la necessitat.
- Anàlisi de les necessitats: Analitza la prioritat de les peticions per a tramitar-ne la gestió.
- Sol·licitud d'ofertes i pressupostos: Per a compres de cost elevat o productes nous, és un pas obligat per evitar decisions que afectin l'economia de l'empresa.
- Avaluació de les ofertes rebudes: Estudi, anàlisi, comparació i examen de les ofertes. Per a una avaluació fiable, evitar un nombre excessiu d'ofertes o fer una preselecció, descartant les que tinguin condicions inadmissibles.
- Selecció del proveïdor: Els factors comparats són el preu, la qualitat, les condicions i les garanties personals de l'empresa proveïdora.
- Negociació de les condicions: Es comenten i especifiquen punts negociables de l'oferta, com ara la quantitat mínima i màxima de venda, la forma de pagament, l'embalatge, la data de lliurament, el servei, les reposicions, etc.
- Sol·licitud de la comanda: Quan comprador i venedor arriben a un acord, formalitzen un document (contracte de compravenda o comanda en ferm).
- Seguiment de la comanda i dels acords: Verificació de la recepció del material, correspondència amb la comanda i subministrament a temps. També es comprova que el proveïdor manté les condicions pactades.
Conceptes Clau en Aprovisionament
Empresa: Unitat econòmica que busca benefici a través d'una activitat industrial, comercial o de serveis. Té objectius lucratius o socials, però la rendibilitat és indispensable. Transforma inputs en outputs.
Aprovisionament: Inclou la gestió de compres i l'emmagatzematge de materials necessaris, així com l'estudi de tècniques per a l'estoc mínim o de seguretat. Busca la millor condició al menor cost.
Fases del cicle de compra: Producte, qualitat, inspecció, estocs i pagaments a proveïdors.
Funcions dels Departaments
- Departament d'Aprovisionament:
- Predir les necessitats.
- Planificar i gestionar les compres.
- Minimitzar la inversió en estocs.
- Mantenir els estocs al menor cost possible.
- Cooperar amb el departament de compres.
- Departament de Compres:
- Buscar proveïdors competitius.
- Adquirir materials amb la qualitat necessària.
- Aconseguir la millor relació qualitat/preu.
- Aconseguir els subministraments a temps.
- Mantenir els inventaris al mínim.
- Utilitzar materials estàndard per reduir costos.
Tipus d'Empreses i Aprovisionament
- Empreses industrials: Transformen matèries primeres en producte final. Calibrar la relació qualitat/preu. El control sobre els inputs afavoreix el cost final.
- Empreses comercials: El cost dels productes és essencial a causa de la forta competència.
- Empreses de serveis: Es busca la satisfacció de les necessitats dels clients.