Seguretat de la Informació i Arxiu: Guia Completa
Seguretat de la Informació
La seguretat de la informació comprèn el conjunt de mesures adoptades per persones i organitzacions per a preservar la confidencialitat, integritat i disponibilitat de la informació.
Aquestes mesures inclouen normes preventives, controls de seguretat i l'aplicació de tecnologies i procediments per a solucionar fallades de seguretat.
Protegir la informació és crucial, especialment la informació sensible. La seva pèrdua pot implicar conseqüències legals per a l'empresa.
La seguretat ha de garantir:
- Confidencialitat: la informació no ha de ser accessible a persones no autoritzades.
- Integritat: la informació no ha de patir modificacions no autoritzades. Realitzar còpies de seguretat regularment ajuda a garantir la integritat.
- Disponibilitat: la informació ha d'estar accessible per a les persones autoritzades quan la necessitin.
Prevenció i Pla de Seguretat
Un pla de seguretat de la informació ha d'incloure:
- Prevenció
- Reacció
- Restauració
- Investigació
Mecanismes de Seguretat
Seguretat en les Comunicacions
- Signatura digital: conjunt de regles que demostren l'autenticitat d'un missatge o document electrònic. S'utilitza en contractes i factures electròniques.
- Segellament de temps: mecanisme que certifica l'existència de dades electròniques i la data de la seva última modificació. S'utilitza amb la signatura electrònica.
Seguretat en l'Emmagatzematge
A més de les mesures per a arxius físics, la informació digital es protegeix amb:
- Tallafocs
- Antivirus
- Administració de comptes d'usuari
- Recuperació de dades
L'Arxiu
Ordenar i classificar la documentació és essencial per a l'empresa perquè:
- Permet desar, conservar i custodiar la informació.
- Facilita la localització ràpida i eficient dels documents.
- Permet complir amb les obligacions legals de conservació documental.
- Serveix de suport per a la presa de decisions.
Tipus d'Arxiu
- Actiu: documents consultats freqüentment.
- Semiactiu: documentació sense vigència actual però que no es destruirà immediatament.
- Inactiu o definitiu: documents amb valor històric o documental, consultats amb poca freqüència.
Sistemes d'Arxivament
Un sistema d'arxivament és un criteri per a ordenar la documentació.
Ordenació Alfabètica
Les dades es classifiquen seguint l'ordre alfabètic.
Noms de Persones Físiques
- Cognoms amb la mateixa lletra inicial s'ordenen alfabèticament per la resta de la paraula.
- Si dos cognoms coincideixen, s'ordenen pel segon cognom i, si també coincideix, pel nom.
- Cognoms compostos separats per guió es tracten com una sola paraula.
- En cognoms amb article o preposició, es pot considerar com a part del cognom o per la lletra inicial del cognom. Mantenir el mateix criteri.
Noms d'Empreses o Institucions
- Si la denominació social inclou un nom propi, s'utilitza el cognom.
- Si el nom o raó social té una paraula genèrica, no es té en compte.
- Si el nom comercial és una sigla, es classifica pel nom general.