Arxius i Arxius Clínics: Guia Completa de Gestió Documental

Arxiu: Definició i Conceptes Clau

En realitat i a grans trets, un arxiu és tres coses alhora:

1. Un conjunt de documents organitzats.
2. El lloc on allotjar-los.
3. La institució que els gestiona.

El Consell Internacional d'Arxius (1988) defineix el terme «arxiu», atorgant-li tres acceptacions:

1. Conjunt de documents, sigui quina sigui la data, forma i el seu suport material, produïts o rebuts per tota persona física o jurídica en l'exercici de la seva activitat, i que són conservats pels seus creadors o successors per les seves pròpies necessitats, o ja transmesa a la institució d'arxius competent, en raó del seu valor arxivístic, es conserva o s'elimina.
2. Institució responsable de la recollida, tractament, inventariat, conservació i servei dels documents (préstec o consulta).
3. Edifici o part de l'edifici on els documents són conservats i utilitzats.

Altres Definicions d'Arxiu

• H. Jenkinson (1947): Els arxius són documents acumulats per un procés natural en el curs de la tramitació dels assumptes de qualsevol tipus (públic o privat), en qualsevol data i conservats després per a la seva consulta, sota la custòdia de les persones responsables dels assumptes en qüestió.
• La Llei del Patrimoni Històric Espanyol: Els arxius són els conjunts orgànics de documents o la reunió de diversos d'ells, reunits per les persones jurídiques, públiques o privades en l'exercici de les seves activitats, al servei de la seva utilització per a la investigació, la cultura, la informació i la gestió administrativa.
• A. Heredia: Un arxiu és un o més conjunts de documents, sigui quina sigui la seva data, forma i suport material, acumulats en un procés natural per una persona o institució pública o privada en el transcurs de la seva gestió, conservats per servir com a testimoni i informació per a la persona o institució que els produeix, per als ciutadans o per servir de font d'història (document històric; per exemple, carta de fundació del FCB).

Elements Característics d'un Arxiu

1. Fons documental: Conjunt de tots els documents que componen un arxiu.
2. Productor: Qualsevol persona física o jurídica que genera el document, és a dir, un individu, una família, un organisme públic o privat o una part d'aquestes.
3. Gènesi: Els documents es creen amb el pas del temps i a mesura que l'entitat realitza la seva funció diària; aquestes activitats queden registrades en documents que es van acumulant.
4. Informació: Dades que contenen els documents d'arxiu i que cobreixen les necessitats d'informació del productor.
5. Conservació: Els documents es conserven en un lloc adequat, bé per la mateixa entitat productora o bé per una altra de competent, perquè perdurin en el temps, i organitzats de tal manera que la informació que contenen sigui recuperable per al seu ús.
6. Tractament arxivístic: Està a càrrec d'un equip d'experts responsable dels aspectes pràctics de l'arxiu i del tractament dels seus fons documentals.

Arxiu Clínic: Gestió i Importància

Un arxiu clínic és un conjunt de documents escrits, gràfics i imatgeològics o de qualsevol altra índole, en els quals el personal de salut haurà de fer els registres, anotacions i certificacions corresponents a la seva intervenció, segons les disposicions sanitàries. Conservar un arxiu clínic adequat és un requisit legal pels sectors públic, social i privat del Sistema Nacional de Salut.

Definició segons Orencio López Domínguez (1997): És la unitat operativa encarregada de reunir, conservar i administrar, de la millor manera possible, tot el material imprès, escrit o iconogràfic, que es va generant al llarg dels successius processos assistencials. És també el centre i cura de vigilància de tots els expedients clínics que es produeixen en un centre sanitari, qualsevol que sigui el suport que adopti per a la presentació o conservació d'aquest material.

Tipus d'Informació en un Centre Sanitari

La informació necessària per al desenvolupament i funcionament d'un centre sanitari pot ser de dos tipus:

• Informació interna: És aquella que produeix el mateix centre en l'exercici de l'activitat que els és pròpia, l'atenció sanitària a individus amb problemes de salut. Aquesta informació es produeix quan es tramita un procés administratiu (de tràmit) i és la prova material que un fet s'ha realitzat. Existeixen dos tipus:
  1. Documents de serveis logístics: Factures, albarans i compres de diversos materials, etc. Aquesta documentació està a càrrec de l'arxiu administratiu.
  2. Documents clínics administratius: Estan directament relacionats amb l'atenció al pacient. La documentació estarà custodiada per la UDC.
• Informació externa: És la documentació procedent de fora del centre, útil per al desenvolupament de les activitats, però no produïda ni generada per ells, sinó per tercers, sent l'organització una usuària més. Exemple: revistes científiques, documents científics, literatura grisa. Les biblioteques hospitalàries s'encarreguen de difondre tota aquesta informació entre els seus professionals.

Característiques d'un Arxiu Clínic

1. La unitat arxivística és la història clínica.
2. El produeixen els professionals del centre sanitari que presten assistència al pacient.
3. Es genera amb el pas del temps, a mesura que es realitza la pràctica medicoassistencial al centre.
4. Les dades que conté la HC són la font d'informació per a la pràctica medicoassistencial diària, i són d'interès també per als camps docents, d'investigació científica, juridicolegal, epidemiològica, d'avaluació i gestió de la qualitat assistencial, de gestió dels recursos i com a fons històric documental.
5. Les HC es conserven en un lloc adequat i de manera organitzada perquè la informació que contenen sigui recuperada de manera ràpida i eficaç.