Arxius empresarials: definició, finalitats i tipologies
Arxiu: definició, finalitats i tipologies
Quan utilitzem la paraula "arxiu", ens podem referir als conceptes següents:
- Conjunt ordenat de documents produïts en l'exercici i en el desenvolupament d'unes funcions o activitats concretes.
- El lloc on s'ordenen, classifiquen i es guarden.
- La institució, l'organisme o el departament encarregats d'organitzar i conservar els documents.
L'arxiu es configura com la memòria col·lectiva de l'empresa; per això s'ha de desenvolupar intentant assolir uns objectius.
Finalitat de l'arxivament
- S'ha d'adaptar a cada moment i configurar-se com un instrument al servei de tots els seus departaments.
- Gràcies a l'arxiu es poden recuperar documents de vital importància.
- Són necessaris per a la presa de decisions i com a material probatori a l'hora de defensar-se davant d'un tercer.
- La llei obliga a guardar certa informació important durant sis anys. Si no es fa així, l'empresa pot ser sancionada.
Hi ha tres tipus d'arxius empresarials:
Tipus d'arxius segons la freqüència d'ús
- Actius: Documents que s'utilitzen constantment a l'oficina, així que els tindrem en un lloc accessible i proper al lloc de treball. Ex. Factures pendents de compatibilitzar o descomptes vigents.
- Semiactius: Són els que s'han retirat de l'arxiu actiu i s'utilitzen amb poca freqüència. La seva conservació es deu a una obligació legal. Ex. Comandes lliurades o factures compatibilitzades.
- Inactius: Contenen documentació que rara vegada se consulta i documentació que no té utilitat dia a dia a l'empresa, amb valor simplement legal o documental. Ex. Factures comptabilitzades fa 3 anys.
Tipus d'arxius segons la localització física
- Gestió centralitzada de l'arxiu: Tots els arxius es guarden en un mateix lloc; hi ha una persona que s'encarrega de la classificació i l'ordenació.
- Gestió descentralitzada de l'arxiu: Cada departament té el seu arxiu on desa els seus documents.
- Gestió mixta de l'arxiu: Cada departament té un arxiu descentralitzat; a més, existeix un únic arxiu inactiu centralitzat.
Tipus d'arxius segons el suport utilitzat
En paper o en format digital. Encara que avui en dia es tendeix a utilitzar més el format digital, sempre hi ha molts documents que s'han de guardar en paper per exigència legal.