Comunicació Escrita Eficaç en l'Àmbit Empresarial

Comunicació Escrita: Definició i Característiques

Definició

La comunicació escrita és la difusió d'un missatge per part de l'emissor, percebut pel receptor o els receptors, mitjançant l'idioma utilitzat, que ha de ser conegut per les dues parts.

Característiques

• Comunicació unilateral
• Canals: es percep a través del sentit de la vista, encara que en ocasions es pot utilitzar el tacte per llegir (braille)
• No hi ha presència de llenguatge corporal
• És important expressar correctament el contingut del missatge
• És un acte que perdura en el temps
• No hi ha feedback o retroalimentació immediata
• És menys susceptible d'afectar la percepció selectiva

Requisits per a una Comunicació Escrita Eficaç en l'Àmbit Empresarial

• Ús del llenguatge formal
• Adaptació del llenguatge a les característiques del receptor
• Utilització correcta del llenguatge
• Ús del llenguatge clar
• Ús d'un llenguatge positiu
• Ús de la veu activa
• Realització de textos breus amb frases curtes
• Progressió d'idees
• Tant a l'escriptura manual com a la mecànica s'ha de tenir cura de la presentació

Abreviatures, Sigles, Acrònims i Símbols

Abreviatures

Escurçament gràfic d'un mot o d'un sintagma que es forma suprimint lletres internes o finals i que s'indica amb un punt o una barra.

Sigles

Abreviatures formades per la juxtaposició de parts d'un sintagma que s'utilitzen com a substitució d'aquest i en plena equivalència.

Acrònims

Tipus d'abreviació pròxim a la sigla. S'obté a partir del truncament dels components del sintagma sense que necessàriament aquests formants hagin de ser inicials de paraula o correspondre's amb síl·labes.

Símbols

Signe gràfic internacional usat majoritàriament en àmbits científics i tècnics.

Correu Electrònic

Servei que permet l'intercanvi de missatges a través d'Internet mitjançant el protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Els missatges de correu electrònic permeten l'enviament de text.

Elements del Correu Electrònic

• Safata d'entrada: s'hi emmagatzemen els missatges entrants.
• Elements enviats: conté els missatges que ja han estat enviats al servidor de correu.
• Elements eliminats: s'hi emmagatzemen els missatges esborrats fins que se suprimeixen de manera definitiva.
• Esborranys: serveix per crear correus que s'emmagatzemen de forma temporal en aquesta carpeta, fins que decidim acabar-los de redactar i enviar-los.
• Correu brossa o spam: s'hi emmagatzema el correu no sol·licitat que s'envia a gran nombre de destinataris amb finalitats publicitàries o comercials.
• Carpetes addicionals: poden crear-se en funció de les necessitats dels usuaris.

Estructura d'un Correu Electrònic

• Botó Envia: envia el missatge.
• Botó Adjunta: permet adjuntar diferents documents amb el límit de mida establert pel proveïdor del servei.
• Botó Esborrany: mentre s'escriu el missatge es desa a la carpeta d'esborranys. Si el missatge no es vol enviar es pot eliminar.
• Botó Per a: s'introdueix en el seu camp el correu electrònic de la persona que serà destinatària del missatge.
• Botó CC (amb còpia o carbon copy): s'introdueix en el seu camp el correu electrònic de la persona que ha d'estar informada del contingut del missatge però no és la destinatària.
• Botó CCO o BCC (amb còpia oculta o blind carbon copy): s'introdueix en el seu camp els correus electrònics de les persones destinatàries del missatge; no es revelen a tercers.
• Assumpte: descripció breu del motiu del missatge, és important no deixar-ho en blanc.
• Contingut del missatge: es redacta el contingut del missatge amb els requisits de la comunicació efectiva.

Salutacions i Acomiadaments

Salutacions

• Nom_Cognom destinatari
• Sr./Sra. Cognoms
• Benvolgut/da
• Si és per a una empresa: Benvolguts/des

Acomiadaments

• Atentament
• Salutacions
• Salutacions cordials
• Ben cordialment