Disseny Organitzatiu: Conceptes, Dimensions i Factors Clau

Conceptes Bàsics del Disseny Organitzatiu (DO)

El DO és un procés directiu, ja que són els directius de les organitzacions qui construeixen, avaluen i modifiquen l'organització formal amb l’objectiu d’aconseguir els objectius prèviament fixats d’una forma eficaç i eficient. Per tant, les estructures organitzatives es poden modificar d’acord amb els objectius que prèviament s’han establert en l’estratègia.

Exemple: Si l’estratègia és obrir una empresa filial en un nou mercat, el DO no canviarà perquè el producte serà el mateix.

Àmbit d'Actuació del DO

• Actua principalment sobre l’organització formal.
• El DO no pot influir en l’organització informal (si el cap de departament de RRHH i el de producció es porten bé, encara que el disseny canviï, ells es seguiran portant bé, no té res a veure).

Exemple: Quan dues empreses es fusionen, l’estratègia no canvia, però el DO haurà d’actuar internament (realitzar petits canvis).

Context i Propòsit del Disseny Organitzatiu

El DO es desenvolupa en un context determinat que el condiciona. Si l’entorn estratègic canvia, el DO i l’estratègia canviaran (Exemple: mòbils, ara seran tots tàctils). Un canvi extern gairebé sempre implica un canvi intern; s’hauria de mirar com està organitzada l’organització i com l’afecten aquests canvis (si no hi ha molts canvis, no caldrà modificar el DO).

El propòsit del DO és doble:

• Eficàcia: Compliment dels objectius marcats prèviament.
• Eficiència: Menor utilització de recursos possible, per tal de tenir menys costos i més beneficis.

És un procés dinàmic, ja que no finalitza, sinó que s’ha d’anar adaptant constantment, perquè tot canvia.

Decisions Clau del Disseny Organitzatiu (Kast i Rosenzweig, 1987)

Segons Kast i Rosenzweig (1987), el DO comprèn les següents decisions (si som els responsables del DO, el primer que haurem de fer és):

1. Organigrama i descripció dels llocs de treball: Patró de relacions i obligacions formals que tenen els individus, coalicions o organitzacions (definir quines seran les funcions, remuneracions, tasques, etc., de cada treballador).
2. Diferenciació: Les formes en què les diverses activitats són assignades a diferents departaments i/o persones dins l’organització (nosaltres decidim dividir l’empresa. Hem de crear diferents departaments que no s’assemblin, si no, no serien eficients).
3. Integració: La forma en què aquestes tasques són coordinades (saber com interactuen els diferents departaments).
4. Sistema d’autoritat: Com es comunicaran les relacions de poder, estatus i jerarquies dins l’organització. Podem distingir entre formal i informal.
5. Sistema administratiu: Polítiques, procediments i controls formals que guien les activitats i relacions dels individus.

Variables Bàsiques del DO (Galbraith i Kazanjian, 1986)

Variables principals sobre les quals els directius poden actuar:

• Reclutament de personal
• Estil de lideratge
• Divisió del treball
• Procés d’informació o presa de decisions
• Entre altres

Relaciona el DO amb l’estratègia a través de les tasques.

Diferenciació i Integració en el Disseny Organitzatiu

Diferenciació

La diferenciació es refereix a la parcel·lació de l’organització en grups d’activitats específiques que són homogènies entre si:

• Diferenciació horitzontal
• Diferenciació vertical

Diferenciació Vertical i Espacial

La diferenciació vertical implica una divisió del treball mitjançant l’aplicació del principi de jerarquia (procés escalar):

• Les funcions i responsabilitats associades a una activitat queden repartides entre cap i col·laborador.
• L’aplicació repetida del procés de diferenciació vertical dona lloc a la línia jeràrquica que conforma l’estructura d’autoritat.
• L’aplicació de la diferenciació vertical incideix en el nombre de nivells jeràrquics (estructures planes o altes).

També existeix la diferenciació espacial (dispersió), que és la dispersió geogràfica de les activitats (tant pot ser horitzontal com vertical).

La complexitat de l’organització ve determinada per la diferenciació horitzontal, vertical i espacial.

Integració

La integració pretén coordinar els esforços de les diferents parts per tal de garantir el compliment dels objectius generals de l’organització:

• Interdependència de tasques
• Mecanismes de coordinació

Integració d’Activitats: Interdependència

Al mateix temps que una organització es diferencia, també ha d’integrar les seves tasques. El procés d’integració està dirigit pel grau d’interdependència entre les persones i unitats organitzatives.

La interdependència de tasques descriu el grau en què cada tasca requereix acció col·lectiva:

• Compartida: Flux de treball independent.
• Seqüencial: Flux de treball en una direcció.
• Recíproca: Flux de treball de doble direcció.

Altres tipus d’interdependència:

• D’objectius: Relació entre els membres d’un grup segons els objectius.
• De resultats i recompenses: Grau en què el resultat d’un individu depèn del resultat d’altres individus.

Integració d’Activitats: Mecanismes de Coordinació

Els diferents graus d’interdependència de tasques requereixen mecanismes de coordinació diferents (estructurals, normalització i informals).

Mecanismes Estructurals de Coordinació

• Supervisió directa (jerarquia)
• Funció d’enllaç (persones que fan d’enllaç entre unitats)
• Grups interunitats (comitès)
• Departament integrador (coordinador)
• Estructura matricial

Els mecanismes estructurals difereixen en costos, dependència de l’organització informal i capacitat de processament d’informació.

Normalització

La normalització consisteix en la introducció de normes, regles o pautes de comportament que han de ser seguides pels membres de l’organització:

• Normalització dels processos de treball (a través de la formalització del comportament).
• Normalització d’habilitats i coneixements (a través de la formació).
• Normalització dels resultats (a través de la planificació i el control).

Mecanismes Informals de Coordinació

• L’adaptació mútua aconsegueix la coordinació mitjançant la comunicació informal.
• La cultura organitzativa actua com a mecanisme de coordinació mitjançant la normalització dels comportaments.

Àmbit de Control

La raó per la qual existeixen nivells en l’organització és la limitació en l’àmbit de control, és a dir, el nombre de subordinats que depenen directament d’un directiu o cap d’unitat.

Aquest àmbit de control depèn de:

• L’habilitat i experiència del directiu com a controlador i integrador.
• L’habilitat i experiència dels subordinats.
• La naturalesa de la tasca a realitzar (grau d'incertesa/ambigüitat).
• La diferenciació espacial de supervisors i subordinats.
• La quantitat i qualitat d’interacció que el supervisor ha de mantenir amb nivells superiors de l’organització.

En base a aquest àmbit de control, tindrem estructures altes o planes.

Dimensions de l’Estructura i Factors de Contingència

Variables que afectaran el disseny de l’estructura organitzativa:

• L’estratègia de l’empresa
• L’entorn
• La mida de l’empresa (dimensió)
• La tecnologia
• La distribució del poder

Dimensions Clau de l'Estructura Organitzativa

Complexitat

Grau de diferències verticals (nombre de nivells jeràrquics), horitzontals (entre unitats organitzatives: tipus d'activitats, formació i preparació) i espacials (dispersió d’oficines, plantes i personal).

La idea bàsica és que el nombre de problemes directius i organitzatius i la seva complexitat és més gran en organitzacions subdividides en moltes parts. Dels tres elements de complexitat (vertical, horitzontal i espacial), l’espacial és la més senzilla de mesurar.

Formalització

Grau d’estandardització de les tasques. Grau en què els llocs de treball d’una organització estan estandarditzats, és a dir, se sap què s’ha de fer, quan i com. Així, afecta els comportaments dels individus i unitats organitzatives i sol estar escrit en regles i procediments (aquests manuals són indicadors del grau de formalització).

• Quan major és l’especialització (complexitat horitzontal), és més senzill formalitzar les tasques: augmenta la complexitat horitzontal – augmenta la formalització.
• Les necessitats d’estandarditzar són menors quan més alta és l’estructura (a l’alta direcció no li cal tenir normes): augmenta la complexitat vertical – disminueix la formalització.
• Quan més dispersió hi ha, més formalització es necessita.

Centralització

Grau de concentració de la presa de decisions en una autoritat formal, en un sol punt. Aquesta dimensió pren en consideració dos paràmetres de disseny: la delegació de l’autoritat i el control.

• Quan major és la complexitat espacial (dispersió), més descentralitzada serà l’organització: augmenta la complexitat espacial – disminueix la centralització.

Sol ser la dimensió més complicada perquè deriva de tres fonts:

1. Persones del mateix nivell jeràrquic poden tenir diferent autoritat.
2. No totes les decisions són igual d’importants.
3. No tots els individus s’adonen que realment tenen autoritat.

Factors de Contingència i Sistemes de Disseny

Les variables que afectaran el disseny de l’estructura organitzativa són: l’estratègia de l’empresa, l’entorn, la mida de l’empresa (dimensió), la tecnologia, i la distribució del poder (encara que alguns, com Fuente, parlen d’identitat organitzativa).

Solem partir de dos dissenys/sistemes oposats: mecànic i orgànic.

Sistema Mecànic

• Autoritat centralitzada
• Alta formalització
• Gran complexitat
• Flux d’informació vertical

Sistema Orgànic

• Autoritat descentralitzada
• Poca formalització
• Escassa complexitat
• Flux d’informació vertical i lateral

Diferenciació Horitzontal

Implica l’aplicació del principi de divisió del treball en un determinat nivell de l’organització, separant activitats que reuneixen característiques comunes segons determinats criteris per tal d’aprofitar millor l’especialització de les diferents tasques i funcions.

Ve determinada pel nombre d’individus o unitats que la configuren. Alguns autors l’assimilen a l’activitat professional específica i a la formació específica per realitzar tasques concretes.

Un exemple d’organització amb diferenciació horitzontal és un hospital: alt nivell d’especialització (cardiòlegs, ortopedes, digestòlegs, etc.). Cada tasca està definida de forma específica i necessita una formació especial.

Especialització

La diferenciació horitzontal ve determinada per l’especialització.

L’especialització apareix com a conseqüència directa de la divisió del treball. Pretén concentrar tipus de funcions o tasques en base al coneixement que requereix la seva execució. Depèn bàsicament de la incertesa relacionada amb les tasques.

L’especialització de les persones dins de l’organització pot ser:

• Horitzontal: Nombre de tasques que duu a terme l’empleat i que requereixen de formació específica.
• Vertical: Grau de control de l’empleat sobre les tasques que realitza.

Departamentalització

El procés de departamentalització té com a objectiu últim la creació d’unitats organitzatives bàsiques de l’empresa.