Documents Legals i Registres: Guia Completa

Documents Públics i Privats

Un document públic està autoritzat per un notari o empleat públic competent. Fan prova del fet que motiva el seu atorgament i de la data d'aquest, tant contra els contractants i els seus drethavents, quant a les declaracions dels primers. Poden accedir als registres públics i gaudir de la seva protecció.

Un document privat no està autoritzat per notari o empleat públic. Fan prova del fet que els motiva, del seu atorgament i de la data d'aquest, però únicament entre les parts que els han subscrit.

Federataris Públics

Els federataris públics són persones habilitades legalment per donar fe i autentificar fets, actes o negocis jurídics. Alguns exemples són els notaris, secretaris judicials, registradors de la propietat i mercantils, i funcionaris públics. Els més importants per al tràfic mercantil són:

• Registradors: Funcionaris públics de l'Estat que administren els registres de la propietat, béns mobles i mercantils, i exerceixen les funcions públiques que els atribueix la legislació.
• Notaris: Funcionaris públics i professionals del Dret. Com a funcionaris, exerceixen la fe notarial i, com a professionals del dret, han d'assessorar jurídicament qui ho sol·liciti en l'exercici del seu càrrec. Actuen amb autonomia, però depenen jeràrquicament del Ministeri de Justícia i de la Direcció General dels Registres i Notariat. Estan repartits geogràficament en el territori espanyol.

Documents Notarials

Els notaris redacten documents que tenen caràcter d'instruments públics, com ara:

• Escriptures Públiques: Declaracions de voluntat, actes jurídics que impliquin prestació de consentiment, contractes i negocis jurídics.
• Actes Notarials: Constatació de fets o percepció que en tingui el notari.
• Pòlisses Intervingudes: Actes i contractes de caràcter mercantil i financer que siguin propis del tràfic habitual i ordinari.

Registres Públics

Els registres públics són institucions amb la finalitat de donar publicitat a diversos documents, fets, actes o contractes. L'avantatge de registrar-ho rau en la seguretat jurídica; les dades que contenen tenen presumpció de ser certes mentre no es provi el contrari. En l'àmbit de negocis, els més importants són:

• Registre de la Propietat: La inscripció és voluntària, encara que en alguns casos és necessària pel naixement del dret. S'hi poden inscriure documents públics com notarials, judicials i administratius. Dona publicitat a la propietat dels béns immobles i dels drets que recauen sobre aquests.
• Registre Mercantil: Dona seguretat al tràfic mercantil publicant dades jurídiques i econòmiques de les societats i la resta de persones que s'inscriuen. S'hi han d'inscriure els subjectes que duguin a terme una activitat mercantil. S'inscriuen documents públics i, en casos previstos, documents privats. Té com a funció el dipòsit de comptes anuals.

Constitució d'una Societat Mercantil

Documentació necessària per constituir una societat mercantil:

• Sol·licitud de la certificació negativa del nom o raó social (requisit fonamental: l'escriptura pública).
• Número d'identificació fiscal (NIF). Se sol·licita a través del model 036, adjuntant: còpia de l'escriptura pública, certificació en registre públic i acreditació de la representació de la societat.
• Atorgament de l'escriptura pública de constitució.
• Liquidació de l'impost sobre transmissions patrimonials i actes jurídics documentats (ITPAJD). Es fa a través del model 600 davant la Hisenda de la comunitat autònoma respectiva.
• Inscripció en el Registre Mercantil i registres especials, si s'escau.

Procés de Constitució

• Tramitació ordinària: S'utilitza quan no es pot aplicar una tramitació més simplificada.
• Tramitació simplificada: Per a la constitució d'una societat limitada en la qual es donen certs requisits.
• Tramitació simplificada abreujada: Per a societats limitades en què, a més dels requeriments per a la tramitació simplificada, concorrin altres requisits.