ERP, Gestió d'Aprovisionament i MRP: Guia Completa

T2.1: Software de Gestió d'Empresa: ERP

Un ERP (Enterprise Resource Planning) és un conjunt integrat d'aplicacions informàtiques que donen suport als processos empresarials de la millor manera possible dins de totes les àrees de l'empresa i a l'ús efectiu de la informació generada. S'organitzen en diversos mòduls i s'adapten a les necessitats de l'empresa. Integra tots els processos interns de la cadena de valor i intercanvia dades entre unitats organitzatives. Suposa canvis organitzatius, culturals i de processos de negoci.

Evolució dels ERP

Els seus orígens són els sistemes MRP (Material Requirements Planning). Els ERP són una evolució dels MRP, ja que aquests últims:

• No disposaven d'aplicacions que facilitessin la planificació mestra.
• No contemplaven restriccions de capacitat (planta, personal, etc.).
• No disposaven d'aplicacions de gestió de tallers o cues.
• No disposaven de mòduls que no fossin de producció (finances, màrqueting, RRHH, etc.).

Molts dels ERP implantats en els últims anys han comportat un redisseny de processos per eliminar feines sense valor afegit, augmentant així la productivitat i l'eficiència de l'empresa.

Raons per Implantar un ERP

Les principals raons per implantar un ERP són, tant tecnològiques com operatives:

• Canviar sistemes d'informació desarticulats o obsolets.
• Millorar la qualitat i la visibilitat de la informació.
• Integrar els processos de negoci i els sistemes.
• Simplificar la integració en l'adquisició de negocis.
• Adquirir sistemes que suportin bé el creixement del negoci.
• Simplificar processos de negoci complexos i poc efectius.
• Estandarditzar els processos de negoci en tota l'empresa.
• Millorar la resposta als clients.
• Expandir negocis globalment.

T2.2: Gestió de l'Aprovisionament

La gestió de l'aprovisionament serveix per aconseguir els resultats previstos en la planificació de la producció. Per això, s'ha de realitzar una acurada planificació i control dels materials necessaris i dels productes intermedis i finals.

La gestió dels estocs clàssica es basa en l'establiment d'un cert nivell d'estoc i en el punt de comanda (demanda de béns independent).

Per a demandes "dependents", la gestió clàssica no és adequada, ja que no està subjecta a les condicions de mercat i està relacionada amb la demanda d'altres articles. En aquests casos, la demanda no acostuma a ser contínua, sinó per lots, i les tècniques clàssiques provoquen manteniments d'estocs innecessaris i ruptures.

Per a què serveix la Gestió de l'Aprovisionament?

• Recolzar la consecució dels objectius estratègics de l'empresa.
• Minimitzar el cost de gestió de les compres.
• Millorar la qualitat i el flux de béns i serveis.
• Seleccionar i gestionar proveïdors.
• Minimitzar els riscos de ruptura d'estocs.

Ens centrarem en la gestió dels inventaris (una part de la gestió de l'aprovisionament).

Aspectes a Considerar en l'Aprovisionament

• Temps de lliurament dels proveïdors.
• Temps interns de validació de la qualitat.
• Tipus de lotificació per part del proveïdor.
• Localització del proveïdor.
• Tipus de material (és escàs?).
• Data i quantitats exactes de necessitat de materials.
• Requeriments del client (temps de subministrament).

La gestió dels inventaris és una de les funcions crítiques de l'aprovisionament. S'ha de disposar del material en el moment i quantitat justes per muntar els productes. Els costos d'inventari solen ser alts, per tant, reduir-ne el cost afectarà notablement en el resultat de l'empresa. La filosofia Just In Time (JIT) té com a aspecte principal la reducció d'aquests costos.

Els inventaris es poden classificar de moltes maneres, una d'elles és l'ABC o principi de Pareto: "Poques de les causes provoquen la majoria dels inconvenients." Per exemple, el 20% dels productes del magatzem valen el 80% del cost total.

Els Estocs i els seus Costos: Criteri ABC

És convenient classificar els productes segons el criteri ABC en funció del valor, utilització, etc., per ajudar a gestionar el magatzem o interpretar quins productes s'han de demanar amb el criteri del lot econòmic.

Com es realitza la classificació ABC?

1. Triar el criteri de classificació (utilitzarem costos, però també podria ser rotació per ubicar en magatzem).
2. Per trobar-la, es multiplica el valor unitari del producte per la seva utilització prevista anual (valor anual).
3. Fet això per tots els ítems, els ordenem de major a menor valor anual.
4. A continuació, es va calculant el percentatge que aquests valors anuals representen respecte al total del valor anual i en fem l'acumulat.

• Normalment, del 10 al 20% dels ítems representen del 60 al 80% del valor total. Els anomenem productes A.
• Normalment, del 30 al 40% dels ítems representen del 20 al 30% del valor total. Els anomenem productes B.
• Normalment, del 50 al 60% dels ítems representen del 5 al 10% del valor total. Els anomenem productes C.

Un motor, segons un criteri econòmic, seria classificat com a A, en canvi, segons un criteri d'utilització, serà del tipus C. Contràriament, un cargol seria del tipus C segons criteri econòmic i del tipus A segons criteri d'utilització.

Estocs

La quantitat d'articles que l'empresa té amb el propòsit de vendre'ls directament o després d'un procés de transformació.

Per què són perjudicials els estocs?

• Cost de manteniment.
• Cost per pèrdues o deteriorament.
• Fomenten la mala qualitat (els defectes poden ser amagats en tenir un estoc que els pot substituir).
• Impedeixen canviar de producte fins que no s'acabi l'estoc.

Quins són els costos dels estocs?

• Cost de comanda: el preu de fer la comanda.
• Cost d'adquisició: representa el valor de la factura, el PVP.
• Cost de manteniment: despeses d'emmagatzematge (magatzems, vigilants, etc.), productes inutilitzats, preu del diner.
• Cost de ruptura: per abonaments, retards, penalitzacions, pèrdua de vendes.
• Cost de no qualitat: una màquina que produeix mala qualitat pot quedar dissimulada si es disposa d'estoc per servir.
• Cost de falta de flexibilitat: amb un estoc elevat, qualsevol millora no es pot aplicar immediatament.

Objectiu: Es tracta de minimitzar el cost integral d'aprovisionament, és a dir, cost de fer la comanda + factura del material + transport + manteniment de l'estoc. De la mateixa manera, es pot considerar el llançament de producció: cost de fer el canvi (d'un producte que s'està fent per passar a fer-ne un altre) + factura del material + transport + manteniment de l'estoc.

Tècniques de Lotificació

Principalment, existeixen cinc tipus diferents de lotificació (clàssica, demanda independent):

1. Comandes lot a lot.
2. Període constant.
3. Lot econòmic.
4. POQ (Periodic Order Quantity).
5. Punt de comanda.

1. Comandes Lot a Lot

És la tècnica més senzilla i consisteix a demanar les necessitats netes en cada període, minimitzant així les despeses de possessió.

2. Període Constant

Es fixa un interval entre comandes de manera intuïtiva o empírica. Els lots s'igualen a la suma de les necessitats netes en l'interval triat. En aquesta tècnica, els lots han d'arribar en el primer període dels computats.

3. Lot Econòmic

És una tècnica que pretén minimitzar els costos de manteniment i de comanda. No té en compte ràpels ni ruptures d'estoc.

Variables a tenir en compte:

• Q (mida del lot).
• V (preu d'una unitat).
• i (preu del diner (tant per u anual)).
• D (consum (demanda) per període).
• P (cost de fer la comanda (o cost de canviar de producció)).
• C (cost total de la gestió (cost comanda + cost de possessió + cost factura)).

Suposarem una demanda de béns constant en el temps. Per tant, sempre estem mantenint Q/2 al magatzem (centre de masses).

4. POQ (Periodic Order Quantity)

És semblant a la tècnica de període constant, encara que el període es calcula a partir del lot econòmic obtingut pel mètode clàssic. A partir d'aquest moment, es dedueixen la freqüència i el temps entre comandes, el qual s'agafa com a període constant.

5. Punt de Comanda

És un punt de referència amb el qual comparem el nostre estoc actual. Si l'estoc actual és menor al punt de comanda, llavors s'haurà de demanar. Però la qüestió radica en quant demanar.

T2.3: La Planificació de les Necessitats de Materials: MRP

MRP (Material Requirements Planning) significa Planificació de les Necessitats de Materials.

És un sistema de planificació de components de fabricació, el qual consisteix en un conjunt de procediments relacionats lògicament, dissenyats per a traduir un programa de producció en necessitats reals de components en dates i quantitats. Vol contestar bàsicament a les següents preguntes:

• Què demanar?
• Quant demanar?
• Quan demanar? (En quin moment?)
• Quan s'han de programar aquests lliuraments?

Objectius del MRP

• Assegurar la disponibilitat de components (productes acabats o intermedis) en el moment i quantitat necessàries per afrontar la producció d'articles finals, tot mantenint un servei proper al 100%.
• Reduir el volum d'inventaris de manera considerable, en disminuir la necessitat de mantenir estocs de seguretat.
• Reduir els costos derivats de la gestió d'estocs, seleccionant per a cada cas la tècnica de dimensionament de lot idònia.

Entrades del MRP

• Pla mestre de producció (MPS): llista les quantitats de producte final que s'han de fabricar i les dates de lliurament (exemple de SEAT, que envia setmanalment les ordres als seus proveïdors per EDI a un mes vista).
• Llista de materials (BOM): conté l'estructura de fabricació i muntatge de tots els productes.
• Fitxers de registre d'inventaris: dades relatives a existències disponibles, lead times, estocs de seguretat, mida del lot, etc.

Sortides del MRP

• Ordres de compra i fabricació: contenen informació de la planificació de les comandes de tots els ítems.
• Informes d'acció: serveixen per alertar al planificador de l'inventari sobre les possibles divergències entre les ordres de producció i les necessitats reals. Aquells missatges que siguin insignificants, és a dir, que el sistema sap com reaccionar automàticament davant d'ells, no haurien d'aparèixer en l'informe. Així, el planificador es pot centrar en aquella informació important pel correcte funcionament de la planta.
• Altres informes: depenen del paquet informàtic que s'utilitzi, però generalment podem trobar:
  • Valoració monetària de l'MRP: es pot calcular les despeses d'inventari de l'empresa i el temps operari i màquina.
  • Missatges individuals excepcionals: són missatges de possibles errors (codi d'identificació no existent, excés en el nombre de dígits de la quantitat d'una comanda pendent de rebre, etc.).
  • Informe d'anàlisi ABC: se sol fer en funció de la utilització anual. Aquest informe reflecteix l'estat i el valor de les existències, reals o previstes, en funció d'una anàlisi ABC.
  • Informe de material en excés: un cop acabada la planificació, el sistema MRP és capaç de determinar fàcilment aquelles existències que resultaran excedents un cop satisfetes les necessitats dels diferents ítems en inventari. Aquesta informació, valorada en unitats monetàries, queda reflectida en l'informe de materials en excés.
  • Informe d'anàlisi de proveïdors: resumeix el comportament dels proveïdors respecte als temps de subministrament, preu i qualitat, servint de gran ajuda al departament de Compres en l'elecció dels proveïdors de futures comandes.