Funcions i tasques del departament de reserves d'hotel

Funcions i tasques del subdepartament de reserves

1. Informar de les instal·lacions, serveis, preus, horaris, ubicació i accessos a l'hotel, com arribar-hi, sistemes de pagament, etc. Podem dir que un xec impagat costa molt de cobrar.
2. Venda d’habitacions i serveis complementaris. El telèfon és un punt fort de venda. Tot allò que podem oferir.
3. Control de disponibilitat.
4. Valorar i informar de l'import de l'estada (diferents preus, IVA inclòs, taxa turística, etc.).
5. Elaborar previsions d'ocupació i tipus de règim.
6. Control d'arribades i sortides previstes.
7. Confecció de les llistes previsibles del dia.
8. Custodiar la documentació (els bons, resguard d'una transferència).
9. Participació i col·laboració en el càrdex/fitxa del client.
10. Realitzar comunicació interna i externa.

Mostrador: funcions en ordre cronològic

1. Anàlisi de la previsió d'ocupació del dia.
2. Revisió de la llista d'arribades.
3. Control del llistat no-show de la nit anterior.
4. Acceptació de la durada de l'estada del client.
5. Control d'habitacions de sortida.
6. Acomiadament del client.
7. Control d'equipatge de sortida.
8. Arribades de clients abans de les 12 hores del matí.
9. Assignació d'habitacions a les llistes d'arribades.
10. Avís de llits supletoris, cunes, bressols…
11. Col·locació d'atenció a casa.
12. Registre d'arribades.
13. Editar les claus.
14. Elaboració del part de viatge (fitxa de la policia).
15. Control d'equipatges a l'arribada.
16. Obertura de factura.
17. Acompanyar el client a l'habitació (relacions públiques, etc.).
18. Canvi d'habitacions.
19. Control de l'estat d'habitacions (confirmades, no confirmades, en espera).

Altres funcions

1. Donar informació interna i externa de l'hotel.
2. Realitzar tasques en nom del client (entrades, espectacles).
3. Atendre queixes i reclamacions.
4. Elaborar estadístiques diverses.
5. Comunicar averies que no es puguin solucionar immediatament.
6. Previsió d'ocupació i règim pel dia següent (és a dir, per a cada dia).
7. Relació d'habitacions ocupades, sortides allotjades i sortides previstes.