Gestió documental, seguretat de l'arxiu i principis de la LOPD

Gestió i seguretat de l'arxiu

Funcions del responsable de l'arxiu

El responsable de l’arxiu haurà de saber:

• On són els documents.
• Quins documents hi ha.
• Qui els té i des de quan.
• Fins quan són a l’arxiu.

Sistemes de conservació i seguretat

Perquè un arxiu funcioni bé, caldrà que hi hagi una persona responsable, les funcions de la qual seran:

• Saber on són els documents i com funciona el sistema d’arxiu.
• Decidir i aplicar les normes d’ús i classificació.
• Responsabilitzar-se de la custòdia i la conservació adequada dels documents.
• Establir el protocol de sortida de documents, sigui per cedir-los o per suprimir-los.

Raons per a la conservació documental

Els documents es conserven per dues raons principals:

• El valor legal.
• El valor informatiu o d’organització.

Quan el document no té cap d'aquests valors, s’ha d’eliminar.

Seguretat de les dades a l’arxiu

Les empreses fan servir moltes dades sensibles (noms de clients, proveïdors, números de comptes, etc.). Aquesta informació no pot circular sense control. S’ha de fer un seguiment continu. Per aconseguir-ho, s’han desenvolupat diverses normes per protegir la confidencialitat de les dades.

La LOPD: Objecte, àmbit i principis

Objecte i àmbit d’aplicació de la LOPD

Aquesta llei (LOPD) té per objecte garantir i protegir els drets i llibertats de les persones físiques, sobretot l’honor i la intimitat, mitjançant la protecció de les seves dades privades o de qualsevol altra mena que permetin identificar-la o que serveixin per a qualsevol acte que els comporti una amenaça.

L’àmbit d’aplicació comprèn tant les persones físiques a les quals afecta com el territori en el qual té validesa. Específicament:

• Fa referència a les dades de les persones físiques contingudes als arxius que hi ha a les empreses.
• L’àmbit territorial és l'espanyol.

Afecta el tractament de dades efectuat a Espanya amb independència que les persones afectades, les empreses, les dades, els mitjans o instruments utilitzats per arxivar-les o gestionar-les siguin espanyols o estrangers o s’hi doni qualsevol altra circumstància.

Principis fonamentals de la LOPD

Els principis que regeixen la LOPD són:

• Qualitat de les dades (Art. 4 LOPD)
• Deure d’informació (Art. 5 LOPD)
• Consentiment de l’afectat (Art. 6 LOPD)
• Dades especialment protegides (Art. 7 LOPD)
• Seguretat de les dades (Art. 9 LOPD)
• Deure de secret (Art. 10 LOPD)
• Comunicació de les dades (Art. 11 LOPD)
• Accés a les dades per terceres persones (Art. 12 LOPD)