Llibres Comptables i Documentació: Obligacions i Conservació

Llibres Comptables i Documentació Essencial

Compte de pèrdues i guanys: Ens mostra els ingressos i despeses, i per diferència, el resultat de l’empresa.

Memòria: Complementa i amplia la informació del balanç i del compte de pèrdues i guanys.

Estat de canvis en el patrimoni net (PN): Reflecteix els canvis en el PN.

Estat de fluxos d’efectiu: Informe sobre l’origen i la utilització dels actius líquids (tresoreria).

Llibre d’Actes

Les societats han de portar un llibre on figurin els acords presos a la junta general d’accionistes i al consell d’administració.

Altres Llibres

Serveixen per controlar millor l’empresa. No són obligatoris, però els més importants són: llibre de caixa, de bancs, de cobraments i pagaments.

Conservació de la Documentació

A vegades, un mateix document pot tenir diferents períodes de prescripció (dura un límit de temps i a partir d’aquí no té efectes legals).

Legislació Mercantil

El Codi de Comerç estableix que els llibres de comptabilitat, documentació i justificants s’han de guardar durant 6 anys des de la data de tancament de l’exercici.

Legislació Fiscal

La Llei General Tributària indica que els llibres de comptes, documentació, justificants i arxius informàtics s’han de guardar 4 anys des del dia que s’acabi el termini voluntari de presentació de la declaració corresponent.

Factures d’Immobilitzat

Les factures d’immobilitzat s’han de guardar durant tots els exercicis en què s’amortitzi el bé o dret, més 4 anys.

Molts documents s’hauran de guardar 5 anys. Per exemple: si al juny de 2017 es presenta la declaració de renda del 2016, s’haurà de guardar tota la documentació fins al juny de 2021.

Amb la modificació del codi penal, els delictes fiscals prescriuen als 10 anys. Consell: Guardar els documents durant 10 anys.

Documentació que s’ha de guardar tota la vida:

• Documents notarials
• Variacions censals: model 036 i 037
• Actes d’inspecció
• Llibres de visites
• Contractes de treball

Ingressos i Despeses

L’ingrés: Fet comptable que representa un augment del patrimoni net (PN) de l’empresa. Exemple: Venda de mercaderies.

Despesa: Fet comptable que representa una disminució del patrimoni net (PN) de l’empresa. Exemple: Compra de mercaderies.

Suposen:

• Disminució dels comptes de tresoreria
• Augment de les obligacions de pagament
• Disminució dels drets de cobrament