Oficina sense papers i carta comercial: gestió documental i documents mercantils

Oficina sense papers i gestió documental

Quan s’implanta aquesta estratègia, l’empresa es converteix en una oficina sense papers, que redueix l’ús del paper i potencia la documentació electrònica, recicla el paper usat i reutilitza els suports que no cal conservar.

Tipus de documents en les operacions empresarials

En les operacions de les empreses es produeixen molts documents; en general són:

• Correspondència mercantil: cartes comercials.
• Documents de la compravenda de béns i serveis.
• Documents interns.
• Textos promocionals o publicitaris.

La carta comercial

La carta comercial és qualsevol comunicació escrita que es duu a terme entre empreses.

Avantatges: més pròxima i personalitzada que els mitjans electrònics.

Desavantatges: depèn dels serveis postals.

Estructura de la carta comercial

Començament, presentació o encapçalament: Ens donem a conèixer i indiquem l’objectiu de la comunicació. Conté: lloc i data; a la part superior dreta, les dades de contacte de la nostra empresa; dades del receptor o destinatari. Després hi ha d’haver una salutació breu i, finalment, un resum breu del motiu de la carta.

Contingut

És el cos de la carta. És la part on es desenvolupen les idees que es volen comunicar. No hi ha normes fixes d’expressió, però hi ha d’haver ordre, claredat i relació entre les idees.

Final

Després d’argumentar-se, hi ha d’haver un comiat amb una fórmula breu de cortesia. Cal la signatura o l’estampació del segell de l’empresa i el nom i càrrec de qui envia la carta, signada amb tinta.

Abreviacions

L’abreviació és la reducció gràfica d’un mot o d’una frase per mitjà d’abreviatures, sigles, acrònims, etc. Quan les fem servir, s’ha de tenir en compte que el receptor del missatge ha de saber què volen dir perquè la comunicació sigui eficaç; si no se’n coneixen, no se’n faran servir.

• A/ a l’atenció de
• V/cte al vostre compte
• Accept. acceptació
• Att. atentament
• Ef. efectiu
• Cia. companyia
• Ct. cèntim
• X xec
• Dir. director
• Dept. departament
• d/v dies visita
• Fra. factura
• Impt. impost
• Ll/ lletra de canvi
• P.D. ports deguts

Documents mercantils

Es generen quan una empresa lliura un bé o presta un servei. Hi ha els de compravenda, que són els que sorgeixen de les transaccions comercials que fan les empreses (proposta de comanda, albarà i factura).

Documents de pagament: serveixen com a garantia d’haver lliurat una determinada quantitat d’euros (xec, lletra de canvi i pagaré).