Organització comptable de l'activitat empresarial: obligacions, llibres i principis comptables

Organització comptable de l'activitat empresarial

TMA 6. L'organització comptable de l'activitat empresarial

L'article 25.1 del Codi de comerç preveu que tot empresari ha de dur una comptabilitat ordenada i adaptada a l'activitat de la seva empresa que permeti un seguiment cronològic de les seves operacions.

La comptabilitat ha de ser adaptada. Se'ns diu, d'una banda, que segons la mida de l'empresa es podran contemplar unes especificitats segons l'activitat econòmica de l'empresa que tinguin una intervenció pública molt marcada.

Aquest deure és personal. En el cas de les persones jurídiques seran els administradors, i en les persones físiques, si l'empresari no té coneixements per dur-les, el Codi de comerç permet que la duguin a terme altres persones.

L'incompliment d'aquest deure personal no implica una sanció directa, sinó que comporta sancions indirectes:

• La Llei concursal preveu una sèrie de sancions per a aquests subjectes que hagin incomplert aquest deure.
• Sancions administratives, multes pecuniàries o inhabilitacions, sobretot en aquells casos que hi ha una forta intervenció pública.
• El Codi penal també preveu el delicte comptable a l'article 310 CP.

La normativa comptable aplicable és:

• Articles 25 a 49 del Codi de comerç
• Articles 171 a 222 de la Llei de societats anònimes
• Reglament 1606/2003 UE
• Llei 16/2007, de 4 de juliol

La idea bàsica d'aquesta normativa és l'obligació de portar la comptabilitat ordenada amb la finalitat de:

1. Possibilitar un seguiment cronològic de les seves operacions.
2. Elaboració periòdica de balanços i inventaris.

És una obligació de l'empresari. La responsabilitat sempre serà seva, però pot encarregar a un tercer portar la comptabilitat. El Codi de comerç presumeix que aquest tercer està autoritzat per l'empresari, excepte prova en contrari. Aquesta responsabilitat va unida a l'obligació de conservar els llibres i documents durant 6 anys.

• Normes de dret comptable formal: són les normes sobre els llibres obligatoris de l'empresa i sobre la seva legalització i cumplimentació.
• Normes de dret comptable material: són aquelles normes sobre els comptes que amb caràcter anual han de presentar els empresaris i sobre l'estructura, publicitat i obligació de dipòsit dels comptes.

L'article 25 del Codi de comerç estableix l'obligació per a tots els empresaris de portar 2 tipus de llibres:

• Llibre d'inventaris i comptes anuals
• Llibre diari

L'article 26 afegeix un nou llibre obligatori per a les societats: el llibre d'actes.

1. Llibre d'inventaris i comptes anuals. S'obre amb un balanç inicial de la situació de l'empresa just en el moment d'iniciar l'activitat empresarial, i s'hi transcriuen amb sumes i saldos els balanços de comprovació. A més, l'empresari haurà de realitzar balanços de comprovació trimestrals. També s'hi transcriuen l'inventari de tancament de l'exercici i els comptes anuals.
2. Llibre diari. S'hi registraran les operacions dia a dia relatives a l'activitat empresarial. El Codi de comerç permet que les transcripcions no es facin cada dia sinó que s'agrupin per períodes no superiors al mes.

L'article 32 del Codi de comerç diu que la comptabilitat és secreta, però hi ha excepcions. Es pot conèixer-la accedint a:

a) Dipòsit dels comptes anuals. És obligatori a totes les societats i facultatiu per als empresaris individuals. Al registre es presenten:

• Balanç
• Compte de pèrdues i guanys
• Memòria de l'exercici econòmic
• Informe de gestió

Si no es compleix, hi ha una doble sanció:

1. Econòmica (Institut de Comptabilitat i Auditoria de Comptes). Pot arribar fins als 120.000 €.
2. Tancament del registre mercantil. Si no dipositen els comptes, el registre queda tancat i no es poden practicar més inscripcions (estatuts, canvi de domicili, d'administrador, ampliació de capital, etc.).

b) Via judicial. Quan es demani com a prova en un judici la comptabilitat de l'empresari, el reconeixement general de la comptabilitat el jutge el pot ordenar només en uns casos concrets:

• Quan els socis o representants legals dels treballadors tinguin dret a l'examen directe (pleits).
• En casos de crisis financeres (concursos i liquidació de les societats).

A part del reconeixement general, hi ha la possibilitat que el jutge ordeni un reconeixement específic, que es centrarà en els elements de la comptabilitat que tinguin relació amb l'assumpte en qüestió i per part de persones que tinguin interès legítim.

c) Fora del procés judicial. També hi ha la possibilitat que els socis vegin la comptabilitat. Abans de la junta general que ha d'aprovar els comptes anuals, el soci té dret a examinar la comptabilitat acompanyat d'un economista.

L'article 31 del Codi de comerç diu que els llibres de comptabilitat són una prova, d'acord amb les regles generals del dret:

• Són un document privat, no públic.
• Faran de prova contra qui els aporti o hagi elaborat.

L'article 34 del Codi de comerç indica els documents que integren els quals estan obligats a dur els empresaris al tancament de l'exercici. Aquests comptes anuals estan formats per 3 documents:

• Balanç de situació
• Comptes de pèrdues i guanys
• Memòria

Cada document ens ofereix un aspecte diferent de la comptabilitat de l'empresari, tot i proporcionar aspectes diferents, formen una visió unitària de l'empresa.

La redacció d'aquests conceptes té com a finalitat mostrar una imatge fidel de 3 aspectes de l'empresa: del patrimoni de l'empresa, de la situació financera i dels resultats de l'empresa.

Principis comptables

L'article 38 del Codi de comerç només preveu 6, però el PGC els torna a recollir i n'afegeix 3 més. Són principis d'obligat compliment i que han de portar a aconseguir una imatge fidel.

1. Principi d'empresa en funcionament. Suposa la presumpció que la gestió de l'empresa té una durada il·limitada, i això suposa que l'aplicació dels principis comptables estarà encaminada a determinar el valor dels elements patrimonials als efectes d'ajudar al desenvolupament de l'activitat empresarial. El valor que s'assignarà als elements patrimonials es farà tenint en compte que aquests elements han de continuar dins l'empresa i no tenir present que s'han de vendre o que s'han de liquidar.
2. Principi de continuïtat o uniformitat dels criteris de valoració. La persona que formula els comptes anuals ha d'adoptar uns criteris de valoració dins d'un marge molt estret. L'empresari no pot canviar d'un exercici a un altre els criteris de valoració, ja que dificultarien la comparació entre exercicis.
3. Principi de prudència valorativa. Aquest té preferència per sobre de la resta, suposa una asimetria en el tractament dels beneficis, d'una banda, i de les pèrdues i guanys i, de l'altra, l'empresari ha de fer constar els beneficis obtinguts, no els probables. En canvi, respecte als riscos de pèrdues que pugui patir, es faran constar tot i que no s'hagi produït. Per això és asimètric, perquè es tracta diferent els beneficis i les pèrdues.
4. Principi de meritació (devengo). Les despeses i els ingressos s'imputaran en l'exercici en què s'hagin produït els fets que ocasionen les despeses o ingressos, i no quan efectivament s'hagin obtingut aquests ingressos o despeses. Això vol dir que es té en compte el corrent real i no el corrent financer de les partides. Un pagament es computarà en el moment de la compra d'aquell bé o aquell dret, i el cobrament es computarà en el moment de la venda.
5. Principi de valoració separada o de no compensació. Estableix la prohibició de compensació entre partides de l'actiu i del passiu d'un balanç, o partides de l'haver i del deure del compte de pèrdues i guanys.
6. Principi de valoració pel preu d'adquisició o cost de producció. Aquest principi indica el criteri a seguir per a la valoració dels béns patrimonials que integren l'empresa. Aquests es valoraran pel seu preu d'adquisició en cas d'adquisició onerosa, i en cas de béns sorgits de la pròpia empresa es valoraran pel cost de producció. En el cas de donació (no hi ha preu d'adquisició), el valor que es tindrà en compte serà el preu de venda d'aquell bé al mercat. En cas d'aportacions no dineràries dels socis, es valorarà seguint l'informe de l'expert independent.

També cal considerar l'efecte que té el pas del temps sobre el valor dels béns. Si es manté el principi del preu d'adquisició, no es donaria una imatge fidel del patrimoni. Per tant, aquestes actualitzacions del valor dels actius s'han de fer mitjançant decret (correspon a l'Estat). Aquesta revaloració s'ha fet en 3 ocasions, la última l'any 1996, i s'anomena regularització de balanços o actualització d'actius.

7. Principi de correlació d'ingressos i despeses. Estableix que els resultats de l'empresa en un determinat exercici s'obtenen deduint les despeses dels ingressos.
8. Principi d'importància relativa. En algunes ocasions es permet la no aplicació d'un principi comptable sempre i quan la no aplicació no afecti de forma significativa el contingut de la informació comptable de l'empresari. És a dir, que l'aplicació o no d'aquest principi afecta de forma relativa, no provoca cap canvi rellevant.
9. Principi de registre (semblant al de meritació). Els fets econòmics han de ser registrats (s'han de fer constar als comptes anuals) quan neixen els drets o obligacions que aquests fets econòmics originen.