Programari de Gestió d'Empresa (ERP): Gestió de l'Aprovisionament i Planificació de Materials (MRP)

Programari de gestió d'empresa (ERP)

T2.1: Software de gestió d'empresa: ERP

Conjunt integrat d'aplicacions informàtiques que donen suport als processos empresarials de la millor manera possible dins de totes les àrees de l'empresa i a l'ús efectiu de la informació generada. S'organitzen en diversos mòduls i s'adapten a les necessitats de l'empresa. Integra tots els processos interns de la cadena de valor i intercanvia dades entre unitats organitzatives. Suposa canvis organitzatius, culturals i de processos de negoci com a evolucionat.

Els seus orígens són els MRP, en què es basa la seva evolució, ja que aquests: no disposaven d'aplicacions que facilitessin la planificació mestra; no contemplaven restriccions de capacitat (planta, personal, etc.); o disposaven d'aplicacions de gestió de tallers o cues; no disposaven de mòduls que no fossin de producció (finances, màrqueting, RRHH, etc.).

Molts dels ERP implantats en els últims anys han comportat redisseny de processos per eliminar fins i tot aquells sense valor afegit: augmenta la productivitat i l'eficiència de l'empresa.

Raons per implantar un ERP (tecnològiques i operatives)

• Per canviar sistemes d'informació desarticulats o obsolets;
• Per millorar la qualitat i la visibilitat de la informació;
• Per integrar els processos de negoci i els sistemes;
• Per simplificar la integració en l'adquisició de negocis;
• Per adquirir sistemes que suportin bé el creixement del negoci;
• Per simplificar processos de negoci complexos i poc efectius;
• Per estandarditzar els processos de negoci en tota l'empresa;
• Per millorar la resposta als clients;
• Per expandir negocis globalment.

Gestió de l'aprovisionament

T2.2: Gestió de l'aprovisionament

La gestió de l'aprovisionament i per a què serveix: per aconseguir els resultats previstos en la planificació de la producció cal fer una planificació i control acurats dels materials necessaris i dels productes intermedis i finals.

La gestió dels estocs clàssica es basa en l'establiment d'un cert nivell d'estoc i en el punt de comanda (demanda de béns independent).

Per a demandes "dependents", la gestió clàssica no s'adequa: no està subjecta a les condicions de mercat i està relacionada amb la demanda d'altres articles. En aquests casos, la demanda no acostuma a ser contínua => lots => les tècniques clàssiques provoquen manteniments d'estocs innecessaris i ruptures.

Per a què serveix:

• Recolzar la consecució dels objectius estratègics de l'empresa;
• Minimitzar el cost de gestió de les compres;
• Millorar la qualitat i el flux de béns i serveis;
• Seleccionar i gestionar proveïdors;
• Minimitzar riscos de ruptura d'estocs;
• No sols ens centrarem en la gestió dels inventaris (1a part de la gestió de l'aprovisionament).

Aspectes a considerar en l'aprovisionament:

• Temps de lliurament dels proveïdors;
• Temps interns de validació de la qualitat;
• Tipus de lotificació per part del proveïdor;
• Localització del proveïdor;
• Tipus de material (és escàs?);
• Data i quantitats exactes de necessitat de materials;
• Requeriments del client (temps de subministrament).

La gestió dels inventaris és una de les funcions crítiques de l'aprovisionament: s'ha de disposar del material en el moment i quantitat justos per muntar els productes. Els costos d'inventari solen ser alts, per tant, reduir-los afectarà notablement el resultat de l'empresa. La filosofia Just in Time té com a aspecte principal la reducció d'aquests costos.

Els inventaris es poden classificar de molts maneres, una d'elles és la ABC o principi de Pareto. "Pocs de les causes provoquen la majoria dels inconvenients." El 20% dels productes del magatzem valen el 80% del cost total, etc.

2. Els stocks i els seus costos, criteri ABC

És convenient classificar els productes segons el criteri ABC en funció del valor, utilització, etc., per ajudar a gestionar el desprecio del magatzem o interpretar quins productes s'han de demanar amb el criteri del lot econòmic. Com es realitza la classificació ABC?

• Triar el criteri de classificació (utilitzarem costos, però també podria ser rotació per ubicar en magatzem);
• Per trobar-la es multiplica el valor unitari del producte per la seva utilització prevista anual (valor anual); fer això per a tots els ítems, els ordenem de major a menor valor anual;
• A continuació s'va calculant el percentatge que aquests valors anuals representen respecte al total del valor anual i en final l'acumulat.

Normalment del 10 al 20% dels ítems representen del 60-80% del valor total. Els anomenem productes A. Normalment del 30 al 40% dels ítems representen del 20-30% del valor total. Els anomenem productes B. Normalment del 50 al 60% dels ítems representen del 5-10% del valor total. Els anomenem productes C.

Un motor, segons un criteri econòmic, seria classificat com a A; en canvi, segons un criteri d'utilització seria del tipus C. Contràriament, un cargol seria del tipus C segons criteri econòmic i del tipus A segons criteri d'utilització.

Stocks:

La quantitat d'articles que l'empresa té amb propòsit de vendre'ls directament o després d'un procés de transformació. Per què són perjudicials?

• Costen diners de manteniment;
• Costen diners per pèrdues o deteriorament;
• Fomenten la mala qualitat (els defectes poden ser amagats al tenir un stock que els pot substituir);
• Impedeixen canviar de producte fins que no s'acabi l'stock.

Quins són els seus costos?

• De comanda: el preu de fer la comanda;
• D'adquisició: representa el valor de la factura, el PVP;
• De manteniment: despeses d'emmagatzematge (magatzems, vigilants, etc.), productes inutilitzats, preu del diner;
• De ruptura: per abonaments, retards, penalitzacions, pèrdua de vendes;
• De no qualitat: una màquina que produeix mala qualitat pot quedar dissimulada si es disposa d'stock per servir;
• De falta de flexibilitat: amb un stock elevat qualsevol millora no es pot aplicar immediatament.

Objectiu: es tracta de minimitzar el cost integral d'aprovisionament, és a dir, cost de fer la comanda + factura del material + transport + manteniment de l'stock. De la mateixa manera es pot considerar el canvi de producció: cost de fer el canvi (d'un producte que s'està fent per passar a fer-ne un altre) + factura del material + transport + manteniment de l'stock.

Tècniques de lotificació:

Principalment, existeixen 5 tipus distints de lotificació (clàssica, demanda independent):

• Comanda lot a lot;
• Període constant;
• Lot econòmic;
• POQ (periodic order quantity);
• Punt de comanda.

1) Comanda lot a lot: "És la tècnica més senzilla i consisteix a demanar les necessitats netes en cada període, minimitzant així les despeses de possessió."

2) Període constant: es fixa un interval entre comandes de manera intuïtiva o empírica; els lots s'igualen a la suma de les necessitats netes en l'interval triat; en aquesta tècnica els lots han d'arribar en el primer període dels computats.

3) Lot econòmic: És una tècnica que pretén minimitzar els costos de manteniment i de comanda. No té en compte ràpels ni ruptures d'stock. Quines variables cal tenir en compte?

• Q (mida del lot);
• V (preu d'una unitat);
• I (preu del diner, tant per unitat anual);
• D (consum o demanda per període);
• P (cost de fer la comanda o cost de canviar de producció);
• C (cost total de la gestió: cost comanda + cost de possessió + cost factura).

Suposarem una demanda de béns constant en el temps; per tant, sempre es manté Q/2 al magatzem (centre de masses).

4) POQ (periodic order quantity): És semblant a la tècnica de període constant, encara que el període es calcula a partir del lot econòmic obtingut pel mètode clàssic. A partir d'aquest moment es deduïxen la freqüència i el temps entre comandes, i el cal s'agafa com a període constant.

5) Punt de comanda: És un punt de referència, amb el qual comparem el nostre stock actual. Si l'stock actual és menor al punt de comanda, aleshores s'haurà de demanar. Però la qüestió radica en quant demanar.

T2.3: La planificació de les necessitats de materials: MRP

Material Requirements Planning -> Planificació de les necessitats de materials: és un sistema de planificació de components de fabricació; el seu nucli consisteix en un conjunt de procediments relacionats lògicament, dissenyats per traduir un programa de producció en necessitats reals de components en dates i quantitats. Vol contestar bàsicament a les següents preguntes: Què demanar? Quant demanar? Quan demanar (en quin moment)? Quan s'han de programar aquests lliuraments?

Objectius:

• Assegurar la disponibilitat de components (productes acabats o intermitjos) en el moment i quantitat necessaris per afrontar la producció d'articles finals -> tot mantenint un servei propi al 100%;
• Reduir el volum d'inventaris de manera considerable, en disminuir la necessitat de mantenir stocks de seguretat;
• Reduir els costos derivats de la gestió d'stocks, seleccionant per a cada cas la tècnica de dimensionament de lot idònia.

Entrades:

• Pla mestre de producció (MPS) -> indica les quantitats de producte final que s'han de fabricar i les dates de lliurament (exemple: un SAT que envia setmanalment les ordres als seus proveïdors per endavant a un mes vista);
• Llista de materials (BOM) -> conté l'estructura de fabricació i muntatge de tots els productes;
• Fitxers de registre d'inventaris -> dades relatives a: existències disponibles, lead times, stocks de seguretat, mida del lot, etc.

Sortides:

• Ordres de compra i fabricació (contenen informació de la planificació de les comandes de tots els ítems);
• Informes d'acció (serveixen per alertar al planificador d'inventari sobre els possibles divergències entre les ordres de producció i les necessitats reals. Aquells missatges que siguin insignificants, és a dir, que el sistema sap com reaccionar automàticament davant d'ells, no haurien d'aparèixer en l'informe. Així, el planificador es pot centrar en aquella informació important pel correcte funcionament de la planta);
• Altres informes: depenen del paquet informàtic que s'utilitzi, però generalment podem trobar: valoració monetària de l'MRP (es pot calcular les despeses d'inventari de l'empresa i el temps laboral i de màquina); missatges individuals excepcionals (són missatges de possibles errors: codi d'identificació no existent; excés en el nombre de dígits de la quantitat d'una comanda pendent de rebre...); informe d'anàlisi ABC (se sol fer en funció de la utilització anual: aquest informe reflectirà l'estat i el valor de les existències, reals o previstes, en funció d'una anàlisi ABC); informe de material en excés (un cop acabada la planificació, el sistema MRP és capaç de determinar fàcilment aquelles existències que resultaran excedents un cop satisfetes les necessitats dels diferents ítems en inventari; aquesta informació, valorada en unitats monetàries, quedarà reflectida en l'informe de materials en excés); informe d'anàlisi de proveïdors: resumeix el comportament dels proveïdors respecte als temps de subministrament, preu i qualitat, servint de gran ajuda al departament de compres en l'elecció dels proveïdors de futures comandes.