Gestió de l'Aprovisionament i Magatzem: Optimització Empresarial
L'Aprovisionament Empresarial: Gestió Eficient
Les empreses, tant per produir béns com per prestar serveis, necessiten adquirir materials. L'aprovisionament és la funció mitjançant la qual l'empresa es proveeix de tot el material necessari per al seu funcionament, de la forma més barata possible i just a temps.
Per tant, cal tenir planificades les quantitats a comprar en cada moment, aplicant criteris de rendibilitat econòmica i mantenint una bona relació amb els proveïdors. Aquesta funció necessita de la participació de diversos departaments de l'empresa i, per tant, cal que tots tinguin clars els seus procediments per fer les compres eficientment, és a dir, sense omplir el magatzem i sense generar costos innecessaris.
La Gestió de l'Aprovisionament: Fases Clau
La gestió de l'aprovisionament consta de tres fases principals:
- Planificació de les compres
- Recerca i relacions amb els proveïdors
- Confecció de les comandes
Planificació de les Compres
Aquesta fase consisteix en:
- Anàlisi de necessitats: Determinar què es necessita.
- Especificacions dels productes: Definir característiques tècniques, termini màxim de lliurament, preu i qualitat.
- Relació amb proveïdors: Obtenir informació a través d'un històric de relacions comercials o buscant-la a la web, cambres de comerç, associacions empresarials, empreses del sector, agents comercials, temps en el mercat, prestigi, etc.
- Sol·licitud de tarifes: Un cop es disposa d'informació, el departament de compres contacta amb els proveïdors sol·licitant tarifes de preus aplicables a les quantitats que es volen adquirir.
Moltes vegades, el proveïdor visita l'empresa amb un mostrari dels productes d'interès.
Elaboració i Recepció de Comandes
La recepció de les comandes es realitza normalment a través del transport. Els passos a seguir són:
- Cal guiar els transportistes fins al lloc establert, que ha d'estar lliure i net, per descarregar.
- Durant la descàrrega del material, un responsable l'examinarà i el comptarà per tal d'evitar desperfectes i errors.
- Es contrastarà la comanda amb l'albarà de lliurament del transportista, subcontractat pel proveïdor.
- L'estoc serà guardat al magatzem i la mercaderia s'introduirà en el programa informàtic d'estocs, per tal de notificar que ja és disponible i ja pot entrar en el següent procés de producció o distribuir-se directament.
Gestió del Magatzem: Optimització de l'Estoc
No només cal comprar adequadament, sinó que també cal tenir en compte la forma com els materials circulen per l'empresa. Per això, és necessari dividir aquesta funció en la gestió de comandes i la gestió d'estocs.
- La gestió de comandes i la gestió d'estocs determinen els nivells de materials necessaris per al funcionament del procés productiu i valoren tot el que hi ha al magatzem.
- A partir de la demanda de clients i de la seva temporalització (informació que arriba al magatzem a partir de les comandes de clients o que elabora el departament de vendes), els responsables de magatzem notifiquen les necessitats de compra de l'empresa. El nou aprovisionament és molt important per tal de mantenir, almenys, un estoc mínim al magatzem.
- A més, cal comptar els materials per tal de comprovar que les entrades documentals coincideixen amb les mercaderies físiques al magatzem.