Guia Completa per a la Planificació i Gestió d'Esdeveniments Professionals

1. Infraestructures Especialitzades per a Reunions o Esdeveniments

Requisits Clau

• Capacitat
• Comoditat
• Ubicació i vies d’accés
• Equip tècnic
• Equip humà

2. Programació de l’Esdeveniment

Fases Essencials

• Definir els objectius
• Públic a qui s’adreça i número d’assistents
• Dates i lloc
• Bloqueig dels espais/serveis (“data d’opció”)
• Programació acadèmica i social
• Pressupost
• Prospecció (inspection visit)
• Confirmació dels serveis
• Elaboració del cronograma + Bíblia

3. Programació de la Logística i els Recursos Humans

Definicions

La logística és el conjunt de mitjans necessaris per dur a terme l’esdeveniment (imatge de l’esdeveniment, invitacions, lloc, decoració, audiovisuals...).

Els recursos humans depenen de la magnitud de l’acte (guies turístics, xofers, fotògrafs, tècnics audiovisuals, hostesses, intèrprets...).

4. Gestió d’Espais Comercials i Patrocini

Espais Comercials

Els espais comercials s’habiliten en un lloc dins l’edifici i es cobra un cànon a les empreses interessades en exposar-hi els seus productes.

Patrocini

Per al patrocini, es crea un dossier de patrocini amb les condicions, preus, etc., i s’envia a les empreses que puguem pensar que poden estar interessades a patrocinar l’acte.

5. Presidències Honorífiques i Participació de Personalitats

Aportació de Prestigis

En dissenyar l’experiència de l’esdeveniment pot ser interessant comptar amb la presència o participació de convidats o ponents de prestigi.

Possibilitats

• Persona famosa
• Gurú o un conferenciant de prestigi mundial
• Un líder d’opinió de prestigi

Els VIP aporten notorietat mediàtica, prestigi, credibilitat i nivell científic, tècnic o professional.

Hi ha empreses especialitzades en la contractació de ponents i celebritats.

6. Elaboració del Cronograma

Eina Indispensable

En gestió de projectes, un cronograma és una llista de totes les accions del projecte amb les dates previstes d’inici i final i el nom de la persona o departament responsable del disseny i l’execució.

Es pot fer per dies, hores i mesos.

És una eina indispensable per realitzar correctament un esdeveniment ja que permet detectar desviacions i actuar en conseqüència…