Guia per a l'Organització de Reunions Eficients
Concepte i caràcters
Una reunió es caracteritza per: un conjunt de persones, un tema en comú, un procés, el fet que comparteixen un temps determinat i la necessitat d'un espai adequat.
Elements que formen part de les reunions
- Subjectes: Persones que convoquen la reunió i les que hi assisteixen.
- Objecte: Motiu pel qual s’organitza la reunió; qui la convoca ha de tenir clar quin és l’objectiu que vol aconseguir.
- Temps: Es refereix tant al moment en què es convoca com a la quantitat de temps que ens caldrà per a la reunió.
- Lloc: Es desenvolupen en un espai físic; cal valorar la distància dels participants i les condicions d’aquest espai.
Objectius i temàtica
- Objectiu: Ens referim al que pretenem aconseguir. Aquests objectius poden ser molt diferents i variats. La persona que dirigeix la reunió ha de tenir clar l’objectiu de la reunió, ja que això ajudarà a organitzar-la. I ha de comunicar als assistents l’objectiu en començar amb frases com: “L’objectiu de la reunió és...”
- Tema: Quan parlem de temàtica d’una reunió, ens referim a l’assumpte concret que els participants han de tractar.
Com s’organitza una reunió?
Planificació → Preparació → Execució → Resum i enregistrament → Avaluació
- Planificació: Fixar objectius, valorar la seva convocatòria i decidir si es porta a terme.
- Preparació: Concretar el programa, preparar la documentació, concretar el lloc, la data i la durada, i enviar la convocatòria.
- Execució: Requereix una bona organització.
- Resum i enregistrament: Elaboració d’un informe.
- Avaluació: S’han complert els objectius?
Mitjans i pautes per organitzar reunions
Recursos per preparar una reunió
- Recursos econòmics: Despeses i ingressos.
- Recursos humans: Coordinador, moderador i secretari.
- Recursos tècnics: Canó de vídeo i pantalla, ordinadors, retroprojector, etc.
- Sala de reunions: Lloc de la sala, disposició de taules i cadires.
Comportaments i caràcters dels participants
- Disposició a participar de manera activa en la reunió: Persones que intenten mostrar que tenen tota mena de coneixements sobre la matèria que es tracta; de vegades són molt útils perquè aporten dades interessants.
- Actitud passiva en la reunió: Trobem persones que, per timidesa o inseguretat, no aporten les seves opinions.
- Actitud negativa davant la trobada: Se situen les persones que sempre intenten treure el màxim profit de la reunió sense tenir en compte les necessitats dels altres, i aquelles que desitgen que se les escolti constantment.