Optimització del Procés de Compres: Guia Completa
Optimització del Procés de Compres
1. Indicadors Clau de Rendiment (KPI) en les Entregues
Entregues completes: Mesura el percentatge de comandes que s'han rebut en la seva totalitat i sense errors.
Entregues a temps: Mesura el percentatge de comandes que s'han rebut en el termini establert.
Entregues amb incidències: Mesura el percentatge de comandes que s'han rebut amb incidència.
Entregues retornades: Mesura el percentatge d'entregues que l'empresa ha rebutjat per tenir errors intolerables.
Comandes rebutjades: Mesura el percentatge de comandes no ateses pels proveïdors sobre el total de les comandes.
2. Gestió d'Incidències
Incidències: totes aquelles desviacions sobre allò establert previament que es produeixen en el desenvolupament d'un determinat procés.
L'organització ha de tenir establert un procediment normalitzat per a les compres: han de seguir-se, en cada fase del procés, les pautes que especifica la norma ISO.
3. Qualitat en el Departament de Compres
Personal qualificat al departament de compres: es tracta d'un equip de compradors que treballin molt a prop dels proveïdors per tal d'aconseguir que no hi hagi defectes amb els materials i productes que compren.
Establir polítiques de qualitat per a la de materials:
- Inspecció i verificació dels productes.
4. Tipus de Descomptes
Descompte comercial: s'aplica al preu del producte.
Descompte funcional: s'aplica als membres del canal de distribució com a compensació de les funcions que realitzen.
Descompte per volum o rapel:
Descompte estacional: comprar productes en temporades de menys demanda.
Descompte per pagament immediat:
5. Fases del Procés de Compres
5.1. Recepció i Control
- Seguiment de la comanda.
- Recepció de la mercaderia.
- Ordre de pagament.
- Control d'incidències.
- Anàlisi dels resultats.
5.2. Planificació i Execució
- Anàlisi de les necessitats: En aquesta primera fase, els empleats del departament de compres han de col·laborar amb el departament tècnic, el comercial i la direcció, per concretar quines són les necessitats per al desenvolupament de l'activitat d'explotació de l'empresa.
- Desenvolupament de les especificacions: la requisició de compres, també anomenada butlleta de compres, és el document amb el qual es sol·licita al departament de compres l'adquisició de matèries primeres, materials auxiliars, productes o serveis, segons el cas.
- Fonts d'aprovisionament: serveix per establir contractes de compra i aprovisionament amb els proveïdors.
- Execució de la compra:
- Seguiment i control de la compra:
El procés de compra: un dels elements fonamentals de la funció d'aprovisionament és la compra, que consisteix en buscar les fonts de subministrament idònies i adquirir els productes i materials necessaris per desenvolupar l'activitat empresarial de manera eficient.