El Procés de Direcció Empresarial: Planificació, Organització, Gestió i Control

El procés de direcció

La direcció de l’empresa consisteix a realitzar tasques de govern, com ara donar tot tipus d’instruccions i establir els criteris que es creguin convenients per a la consecució dels objectius marcats. La persona encarregada de la direcció, per tant, ha de combinar els factors humans i els materials de la millor manera per aconseguir els objectius, però sense perdre de vista el seu entorn, sempre canviant.

El director o la directora necessita planificar, organitzar, gestionar i controlar tots els factors que té disponibles.

Funció de planificació

La planificació és la primera de les activitats que componen la tasca de la direcció de l’empresa, perquè es realitza abans que les altres funcions.

La planificació consisteix en l’estudi i la fixació dels objectius que cal assolir referents al sistema total i a cadascun dels seus subsistemes.

La planificació consisteix a fixar uns objectius, marcar estratègies per aconseguir-los, definir les polítiques de l’empresa i establir criteris de decisió, sempre amb la intenció d’aconseguir els fins de l’empresa.

Classificació dels plans:

Classificació dels plans per la seva dimensió temporal

a) A llarg termini: Són aquells plans que es preveuen en un període de temps superior a cinc anys. Normalment es refereixen a aspectes estructurals de l’empresa, relatius a una expansió futura, com ara noves inversions en maquinària.

b) A mitjà termini: Són aquells plans que s’han d’assolir en un temps superior a un any i inferior a cinc anys. Aquests plans mostren l’activitat que han de desenvolupar la major part dels departaments de l’empresa. Per exemple, el volum de producció, el volum de vendes…

c) A curt termini: Són aquells plans que tenen com a límit l’exercici econòmic, és a dir, un any. Es tracta de plans molt immediats i molt concrets per departaments, i que poden servir de canal per assolir els altres objectius. Per exemple, complir els pressupostos prèviament marcats.

Classificació dels plans per funcions o departaments

Es refereixen als plans de producció, de vendes, financers i d’inversions, de personal, etc. El contingut i les característiques de cada tipus de pla està relacionat amb el tipus de funció o departament al qual pertany.

Etapes del procés de planificació:

1. Anàlisi de la situació de partida: S’analitza la situació actual de l’empresa i del seu entorn, i es pren consciència de les oportunitats existents per poder aprofitar-les.
2. Fixació dels objectius: Es marquen els objectius, tant els generals com els subobjectius, és a dir, es concreten les fites on es vol arribar.
3. Creació d’alternatives o determinació de les línies d’actuació: Es marquen els diferents camins que duran l’empresa cap als objectius proposats.
4. Avaluació de les alternatives: Consisteix a avaluar i analitzar cadascuna de les línies d’acció.
5. Elecció d’una de les alternatives: En aquesta etapa és quan es decideix quin pla s’executarà.
6. Control i determinació de desviaments: Encara que s’hagi triat una alternativa amb la seguretat que és la millor, hi ha la possibilitat que la realitat evolucioni de manera diferent i no funcioni tal com s’esperava.

Funció d’organització

En la direcció de l’empresa, l’organització és la funció que s’ha de desenvolupar després d’haver fet la planificació pertinent. És pràcticament impossible que una empresa en la qual no hi hagi una determinada organització porti a terme la planificació elaborada prèviament i, per tant, que pugui funcionar amb una certa eficàcia.

A l’empresa es realitzen diverses tasques o funcions. S’hi duen a terme una sèrie d’activitats diferenciades segons l’especialització, i això porta a organitzar-les tenint en compte unes regles. Per tant, l’organització pretén ordenar tasques amb la divisió del treball.

Es defineix l’organització com aquella funció que té per finalitat dissenyar una estructura en què quedin definides totes les tasques que ha de realitzar cada persona que compon l’empresa, així com la seva responsabilitat i autoritat. A més, l’organització té com a objectiu ordenar el conjunt de relacions que poden sorgir entre les diverses tasques i, a la vegada, entre totes les àrees de funcionament de l’empresa.

La comunicació a l’empresa:

La comunicació és un dels punts més importants perquè l’empresa funcioni amb total garantia. En aquest apartat ens centrarem en la comunicació interna:

• Comunicació ascendent: És la que es forma verticalment de baix a dalt. S’origina en els empleats i les empleades i finalitza en la direcció.
• Comunicació descendent: És la comunicació vertical que té el seu origen en la direcció i acaba en els treballadors i treballadores.
• Comunicació horitzontal: És la que s’origina entre persones que estan en un mateix nivell jeràrquic, és a dir, entre persones de diferents departaments.

La dinàmica de grups i el treball en equip:

Un altre dels aspectes importants de l’organització de l’empresa és el treball en equip, grups de persones que conformen equips de treball, que han d’actuar de manera coordinada i interrelacionada, amb la intenció de contribuir amb la màxima eficiència a l’assoliment dels objectius globals de l’empresa.

Un equip de treball es caracteritza perquè té una finalitat comuna, els membres s’interrelacionen entre si i perquè cada individu manté la seva identitat pròpia, aportant diferents punts de vista, però se sent dins d’un grup.

L’organització del treball:

Escola d’organització científica del treball:

El principal representant i creador d’aquesta escola va ser Frederik W. Taylor, nascut el 1856 a Pennsilvània. Les seves idees van formar part del que s’anomenaria taylorisme i van ser creades per aplicar-les a la producció industrial.

Aquesta escola defensava que les tasques havien de ser organitzades per una oficina tècnica dedicada exclusivament a pensar què havien de fer els treballadors i les treballadores.

D’altra banda, per incentivar el personal perquè produís més, es proposaven uns salaris basats en el rendiment, de manera que el treballador que tingués un rendiment i un ritme alt cobrava més.

Al cap d’un temps els treballadors protestaven pel taylorisme.

Mentre el govern investigava aquestes queixes, Henri Fayol creava un sistema d’organització del treball que lligava més el factor humà amb la totalitat de l’empresa, de manera que no només s’organitzava el treball, sinó la globalitat de l’empresa.

Escola de relacions humanes

Elton Mayo va comprovar que els treballadors augmentaven el rendiment si se'ls explicava la importància de la seva feina, s'introduïa música ambiental durant la jornada laboral i es feien descansos.

Conclusions d'Elton Mayo:

• L'existència d'incentius diferents dels materials.
• L'atenció per part de l'empresa cap al treballador amb la finalitat que aquest es senti emocionalment satisfet i això repercuteixi positivament en la productivitat.
• L'home no es pot programar com una màquina.

Motivació a la feina

Les persones tenen unes necessitats que provoquen insatisfacció si no s'assoleixen. L'empenta que els cal per cobrir les necessitats, per tant per quedar satisfets, s'anomena motivació.

Incentius que utilitzen les empreses:

• Els diners: Serveixen bàsicament per satisfer necessitats de consum, és a dir, de compra. Tothom té necessitats vitals, i per poder adquirir aquests béns calen diners.
• Expectatives de futur: Quan el treballador tingui possibilitats de millorar o d'ascendir en el lloc de treball, tindrà més motivació per realitzar la seva feina.
• Col·laboració en el treball: S'han d'atorgar àrees de responsabilitat, delegar funcions, fer que els subordinats participin en els problemes de l'empresa, de manera que els treballadors se sentin part de l'empresa i s'adonin que la seva col·laboració és necessària per al seu funcionament.

Teoria de Maslow

Va classificar les necessitats humanes en cinc nivells que s'han de satisfer de manera progressiva.

1. Necessitats fisiològiques: Són les necessitats bàsiques (menjar, beure, no passar fred). La persona creu que si té el menjar garantit està feliç per a tota la vida.
2. Necessitat de seguretat: Serveixen per consolidar el que s'ha obtingut fins ara.
3. Necessitats socials o d'estatus: Agrupen les necessitats d'amor, d'afecte i de sentir-se acceptat per la comunitat; en el cas de l'empresa seria sentir-se considerat, respectat, integrat.
4. Necessitats de la pròpia estima: Necessitats d'arribar a tenir confiança en un mateix, tenir fama, prestigi; aplicat a l'empresa és valorar la capacitat del treball de l'individu.
5. Necessitat d'autorealització: Vol dir el desig de ser més i més el que un és; en el cas de l'empresa seria aconseguir l'objectiu que el treballador s'hauria proposat (ser cap, director).

L'organització formal

Les mitjanes i grans empreses tenen diversos centres de decisió i de control del treball, la gestió és complexa i la plantilla no és reduïda, i per això s'estableix una estructura programada, l'organització formal.

És una estructura a la qual s'han d'ajustar les persones que formen part de l'empresa i que cooperen entre si per assolir uns objectius predeterminats.

Estructura organitzativa:

Models d'estructura organitzativa:

-Model lineal o jeràrquic: Es basa en el principi de comandament, cada persona es troba subordinada a un immediat superior.

Avantatges: La simplicitat, l'autoritat ben definida.

Inconvenients: Hi ha una falta d'especialització per part dels caps i una excessiva concentració d'autoritat.

-Model funcional: Es caracteritza per l'existència d'especialistes que dediquen tot el seu esforç a una tasca concreta; tots els nivells inferiors estan connectats a diversos caps i cadascun desenvolupa una funció de la qual és especialista.

Avantatges: Disposa d'especialistes dins de la mateixa empresa i els empleats es dediquen a la seva especialitat.

Inconvenients: Cada treballador pot rebre ordres de més d'un cap i de vegades són ordres contraposades.

-Model en línia i d'assessorament: Intenta solucionar els inconvenients dels models anteriors, es caracteritza per tenir una estructura central de manera jeràrquica, amb un suport per part dels departaments d'assessorament que no tenen cap autoritat en l'organització.

Avantatge: La intervenció d'especialistes que assessoren diversos departaments.

Inconvenients: Les decisions són lentes, perquè s'han de consultar els departaments d'assessorament.

L'organització informal

És el conjunt de relacions personals i socials que no estan preestablertes per la direcció o organització de l'empresa, però sorgeixen espontàniament quan les persones s'associen entre si.

En aquests grups, es transmet informació no oficial en forma de rumors i s'estableixen normes de funcionament que tenen més força que les que estan escrites.

Funció de gestió

Gestionar vol dir intentar que les persones que formen l'empresa realitzin les tasques necessàries perquè assoleixin els objectius marcats.

A dalt de tot de la piràmide es troba l'alta direcció, on estan ubicats els alts càrrecs de l'empresa. Es dediquen a fer planificacions a llarg termini i tenen com a responsabilitat el compliment dels objectius.

Al segon nivell hi ha els directius o directives del nivell intermedi, que solen encarregar-se directament de l'execució i el control de la planificació general.

L'últim nivell s'anomena nivell de gestió. Hi ha els directius que tenen la responsabilitat directa sobre l'assoliment de tots els plans fets i, per tant, són els que assignen directament als treballadors les tasques que han de fer.

Funció de control

Controlar consisteix bàsicament a verificar que tot surti tal com s'havia previst en fer la planificació.

La finalitat del control és detectar les desviacions que es produeixen respecte de les previsions, amb la intenció de corregir-les abans que produeixin conseqüències negatives.

Etapes del control

1. Marcar uns estàndards, unes mesures que es considerin normals, per exemple, la quantitat de producció obtinguda per una màquina en un temps determinat.
2. Mesurar les activitats: Una vegada s'han fixat els estàndards, s'han de mesurar o analitzar el que s'ha obtingut en la realitat. Una vegada analitzades, s'han de comparar amb els estàndards marcats i determinar les desviacions produïdes.
3. Corregir les desviacions obtingudes: Una vegada s'han detectat les desviacions, s'han d'analitzar i determinar els motius que les han originat. Normalment els motius solen ser dos: no s'han fet les coses tal com s'havien planificat, o bé aquests plans no eren els correctes i s'estava parlant d'objectius que no es podien assolir.

Tècniques de control

Auditoria: Verifica la planificació tant pel que fa a la comptabilitat, com a la rendibilitat de recursos o a la gestió global de l'empresa, tot fent recomanacions per millorar.

• Auditoria interna: Es duu a terme dins de la mateixa empresa com a mecanisme de control.
• Auditoria externa: La realitzen persones alienes a l'empresa.
• Ecoauditoria: Controla l'impacte mediambiental de les empreses.

Control de pressupost: Es tracta de controlar la relació numèrica, referida als costos de les operacions i els ingressos de les vendes.

Estadística: Permet tractar les dades històriques d'un problema, treure'n conclusions i realitzar pronòstics.