Comunicació Eficaz: Guia per a una Redacció Comercial Impecable

Comunicació Escrita Eficaç

Objectius

Clarificar idees, aclarir aspectes importants del negoci, suggerir, proposar o intentar convèncer altres que facin alguna cosa, sol·licitar alguna cosa, informar altres persones de les nostres accions, etc.

Característiques

• Llenguatge: Formal, senzill i directe, oracions breus i construccions gramaticals senzilles.
• Redacció: Semblant a un article de premsa, informació de més a menys important.
• Models: Personalitzar o estàndard.
• Esquemes: Faciliten l'escriptura i la fluïdesa del raonament, estalvien temps.

Principis d'Estil

• Concisió: Brevetat en la forma d'expressar alguna cosa amb exactitud, idees precises però breus.
• Claredat: Llenguatge formal però senzill.
• Ús de veu activa: Facilitarà la claredat i la concisió, per tant, la comunicació.
• Evitar redundància: No repetir paraules o conceptes.
• Evitar llenguatge sexista: Evitar formes de pensar que impliquen un sexe superior a l'altre.

Canals de Comunicació

• Correu convencional: Mitjà tradicional més formal.
• Correu electrònic (e-mail): Ideal per a comunicacions ràpides i eficients.
• Missatge curt (SMS): Enviament de missatges entre dispositius de telefonia.
• Fax: Transmetre a distància per línia telefònica, missatges escrits o gràfics (requereix escàner d'imatges, mòdem, impressora).

Classificació de Textos

• Correspondència comercial: Cartes comercials utilitzades per a les seves diferents activitats.
• Textos relacionats amb l'Administració Pública: Empreses per relacionar-se amb diferents administracions públiques (autorització, sol·licitud o instància, al·legacions, queixa, denúncia, recurs).
• Textos protocol·laris: Textos formals per cortesia (rebuts per telegrama, salutació, targeta d'invitació, felicitacions, condol, esquela).
• Documents de presentació: Generen presentació com a suport a l'exposició de l'orador.
• Textos d'organització interna: Comunicacions internes. Objectiu: garantir la coordinació i el bon funcionament de l'empresa (avís, anunci, comunicat intern o memoràndum, informe, convocatòria, acta, certificat, notes de recepció de trucades telefòniques i visites, portada de fax o caratula).

Correspondència Comercial

És una forma de comunicació externa que facilita el manteniment i la promoció de la relació d'intercanvi entre les empreses i els seus clients i proveïdors, afectant directament el rendiment econòmic i la configuració de la imatge de l'empresa.

Carta Comercial

Utilitza com a mitjà de comunicació i intercanvi d'informació i consulta entre empreses o entre empreses i particulars.

Contingut

• Encapçalament: Capçalera, destinatari, referències, assumpte, data, salutació.
• Cos: Introducció, desenvolupament, conclusió.
• Comiat, peu i conclusió: Comiat, signatura (signatura autògrafa), nom del signant, càrrec que ocupa, annexos, postdata.

Com Redactar

1. Analitzar la situació.
2. Generar idees.
3. Seleccionar informació.
4. Ordenar el contingut.
5. Redactar.
6. Revisar.
7. Valorar.
8. Polir.

Classes de Cartes

• Cartes relacionades amb comandes: Carta de comanda, confirmació de comanda, denegació de comanda, modificació de comanda, anul·lació de comanda, enviament de mercaderia o documentació.
• Ofertes comercials: Cartes d'oferta, declinació d'oferta.
• Procés de pagament: Enviament de factura, comunicació de pagament, reclamació de pagament.
• Presentació: Empresa o producte, servei.