Estructura de documents formals i comercials en català: avís, memoràndum, carta i instància

AVÍS

Capçalera: Nom, telèfon, fax, a/e (a l'esquerra).

Cos: Al centre, la paraula "AVÍS" (o "ES COMUNICA QUE...").

Peu: Data (a la dreta), rúbrica i segell (a la dreta), càrrec (p. ex., "El Director de Personal") (a la dreta, a sota).

MEMORÀNDUM

Capçalera: Nom de l'empresa o departament (a l'esquerra).

Dades:
- DE: (a l'esquerra)
- A: (a l'esquerra)
- ASSUMPTE: (a l'esquerra)
- DATA: (a la dreta)

Peu: Signatura (a la dreta).

SALUDA

Capçalera: Càrrec de qui envia (al centre), seguit de la paraula "SALUDA".

Cos:
- Destinatari: "al senyor/a [Nom i cognoms]" (a l'esquerra, amb majúscula inicial al tractament i nom).
- Text: "i té l'honor de... [Motiu del saluda]".
- Comiat: "[Nom de qui envia] aprofita l'avinentesa per testimoniar-li la seva consideració més distingida."

Peu: Data (a la dreta).

INVITACIÓ

Capçalera: Nom i càrrec de qui convida (a l'esquerra).

Cos: Text iniciat amb "Es complau a convidar-lo/la a..." (a l'esquerra), seguit dels detalls de l'esdeveniment.

Peu: Data (a la dreta).

CARTA D'OFERTA

Capçalera:
- Remitent: Nom, telèfon, fax, a/e (a l'esquerra).
- Destinatari: Nom i adreça (a l'esquerra, sota el remitent, precedit per "A/" o similar).
- Referències: N/Ref., S/Ref., Assumpte (a l'esquerra, sota el destinatari).

Salutació: "Benvolgut/uda senyor/a,"

Cos: Text de l'oferta ("Ens dirigim a vostè per comunicar-li...").

Comiat: "Salutacions cordials,"

Peu: Nom de l'empresa, signatura, nom i càrrec (p. ex., "Cap de Vendes") (a l'esquerra). Es pot indicar si hi ha annexos.

PETICIÓ D'INFORMACIÓ

Capçalera:
- Remitent: Nom, telèfon, fax, a/e (a l'esquerra).
- Destinatari: Nom i adreça (a l'esquerra, sota el remitent).

Data: A la dreta.

Salutació: "Senyor/a," (a l'esquerra).

Cos: Text de la petició.

Comiat: "Esperem notícies seves aviat, i els saludem atentament,"

Peu: Nom de l'empresa, signatura, nom i càrrec (p. ex., "Director de Compres") (a la dreta).

COMANDA

Capçalera:
- Remitent: Nom i dades completes (a l'esquerra).
- Destinatari: Nom i dades completes (a l'esquerra, sota el remitent, precedit per "A/").
- Referències: N/Ref., S/Ref., Assumpte (a l'esquerra, sota el destinatari).

Data: A la dreta.

Salutació: "Distingit senyor/a..."

Cos: Text de la comanda.

Comiat: "Esperem notícies seves aviat, i els saluda atentament,"

Peu: Nom de l'empresa, signatura, nom i càrrec (p. ex., "Directora de Compres"). Es pot indicar si hi ha annexos.

ENVIAMENT DE MERCADERIES

Capçalera:
- Remitent: Nom i dades completes (a l'esquerra).
- Destinatari: Nom i dades completes (a l'esquerra, sota el remitent, precedit per "A/").
- Referències: N/Ref., S/Ref., Assumpte (a l'esquerra o dreta, sota capçalera).

Data: A la dreta (o esquerra, segons estil).

Salutació: "Benvolgut/uda senyor/a..."

Cos: Text informant de l'enviament ("Ens referim a la seva comanda núm. ...").

Comiat: "Esperem seguir veient-nos afavorits amb les seves comandes i la saludem atentament,"

Peu: Nom de l'empresa, signatura, nom i càrrec (p. ex., "Cap de Vendes").

RECLAMACIÓ DE MERCADERIES

Capçalera:
- Remitent: Nom i dades completes (a l'esquerra).
- Destinatari: Nom i dades completes (a l'esquerra, sota el remitent, precedit per "A/").
- Referències: N/Ref., S/Ref., Assumpte (a l'esquerra, sota capçalera).

Data: A la dreta.

Salutació: "Senyor/a..."

Cos: Text exposant la reclamació ("Li comuniquem que hem rebut la mercaderia... però...").

Comiat: "Salutacions cordials,"

Peu: Nom de l'empresa, signatura, nom i càrrec (p. ex., "Cap de Magatzem").

RECLAMACIÓ DE PAGAMENT

Capçalera:
- Remitent: Nom i dades completes (a l'esquerra).
- Destinatari: Nom i dades completes (a l'esquerra, sota el remitent, precedit per "A/").
- Assumpte: (a l'esquerra, sota capçalera).

Data: A la dreta.

Salutació: "Senyor/a,"

Cos: Text indicant el deute pendent ("El motiu d'aquesta carta és indicar-li que al nostre departament de comptabilitat consta pendent de pagament la factura núm. ..."). Es pot afegir: "Estem segurs que aquest retard es deu a un descuit i que el pagament s'efectuarà el més aviat possible. En aquest cas, preguem que disculpin les molèsties."

Comiat: "Atentament,"

Peu: Nom de l'empresa, signatura, nom i càrrec (p. ex., "Director Financer").

CIRCULAR

Capçalera: Nom de l'empresa (a l'esquerra).

Data: A la dreta.

Cos: Text de la comunicació.

Peu: Nom de l'empresa, signatura, nom i càrrec (p. ex., "Directora de Vendes").

CERTIFICAT

Capçalera: Nom i dades de l'empresa o entitat que certifica.

Cos:
- Identificació: "[Nom i cognoms de qui signa], [Càrrec],"
- Certificació: "CERTIFICO:" (en majúscules o destacat).
- Contingut: "Que [Dades que es certifiquen]..."
- Fórmula final: "I perquè consti, i a petició de la persona interessada, signo aquest certificat a [Lloc], a [Data completa]."

Peu: Signatura i nom (a la dreta, a sota).

INSTÀNCIA

Capçalera (Dades del sol·licitant): Nom i cognoms, nascut/da el [Data], amb DNI [Número], resident a [Adreça completa], telèfon [Número].

Cos (amb sagnat):
- "EXPOSA: Que [Motius de la sol·licitud]..."
- "SOL·LICITA: Que [Petició concreta]..."

Peu:
- Data: "[Lloc], [Data completa]" (al centre).
- Signatura del sol·licitant (a sota de la data).
- Destinatari: "IL·LM. SR./SRA. [Càrrec a qui s'adreça]" (a l'esquerra, a baix de tot).

ESTILS DE PRESENTACIÓ DE CARTES

Estil Modern

Tot el text alineat al marge esquerre, sense sagnats.

Estil Modern Modificat

Similar a l'estil modern, però el comiat, la signatura, el nom i el càrrec s'alineen a la dreta.

Estil Professional (o clàssic)

S'aplica sagnat a la salutació i a l'inici de cada paràgraf del cos del text.

Estil Evolucionat (o simplificat)

S'ometen la salutació inicial i el comiat final.