Guia Completa sobre l'Aprovisionament i la Logística Empresarial

Aprovisionament: Activitat que abasteix la gestió de compres, l’emmagatzematge de materials necessaris per al normal funcionament de l’empresa i l’estudi de tècniques de manteniment dels estocs de seguretat, procurant que tot això es realitzi en les millors condicions i amb el menor cost.

Sistema Logístic: Logística d’aprovisionament, logística de producció, logística de distribució.

Objectius de la funció d’aprovisionament:

• Minimitzar la inversió en l’inventari.
• Reduir al màxim els costos d’emmagatzematge.
• Minimitzar les pèrdues per danys, obsolescència i per articles peribles.
• Aconseguir un inventari suficient perquè la producció no es quedi sense materials primers.
• Proporcionar informes sobre el valor de l’inventari a comptabilitat.
• Fer prediccions sobre les necessitats de l’inventari.

Funcions bàsiques de l’aprovisionament:

• Gestió de materials: Comprèn la planificació de les necessitats, així com el fixar la quantitat dels subministraments i les condicions de compra. També inclou l’emmagatzematge i el control d’inventaris.
• Gestió de compres: Comprèn el disseny d’estratègies de negociació, la confecció dels contractes de compravenda i la resolució dels possibles litigis.

Repercussió de l’aprovisionament en l’empresa:

• Resultats econòmics: A) Amb relació al preu d’adquisició i als costos d’emissió i d’emmagatzematge (cost del producte final i cost d’administració i distribució). B) Amb relació al resultat financer (condicions de pagament a proveïdors).
• Satisfacció dels clients i imatge de l’empresa: Una bona imatge fidelitzarà clients, i una bona qualitat del producte farà que el client estigui satisfet.

Fases del procés d’aprovisionament:

• Operacions de preparació i execució de la compra: S’inicia amb el càlcul de necessitats i la selecció de proveïdors; finalitza amb la comanda.
• Operacions simultànies a la compra: Sols una bona gestió d’estocs permet optimitzar els temps de reaprovisionament; també s’ha d’avaluar constantment la captació de proveïdors.
• Operacions posteriors a la compra: Comprèn el control quantitatiu i qualitatiu, devolucions, reclamacions, facturació i anàlisi de desviacions.

Documents administratius i fluxos d’informació: Totes les activitats del procés d’aprovisionament comporten un flux d’informació. Aquesta informació ha de ser precisa i àgil. Alguns dels tràmits suposen compromisos econòmics o implicacions jurídiques per a les parts; per tant, es materialitzaran en documents administratius.

2. El departament d’aprovisionament: La complexitat d’aquest departament dependrà del tipus d’activitat de l’empresa i de la seva dimensió. La interrelació amb altres àrees de l’empresa serà total, des de magatzem, finances, comptabilitat, fabricació, vendes i RRHH.

3. El procés de compra: La compra és un element fonamental de la funció d’aprovisionament. La funció d’aprovisionament i la gestió de compres no són el mateix. És convenient familiaritzar-se amb els següents aspectes: elements personals, tipus i situacions.

Elements personals:

• Prescriptor: Analitza una necessitat i defineix les especificacions del producte que satisfà aquesta necessitat.
• Influent: No està directament vinculat amb la compra; és un assessor tècnic que informa sobre la millor manera de cobrir la necessitat.
• Decisor: Decideix què es compra i les condicions en què es fa.
• Comprador: Negocia amb els proveïdors i executa la compra.
• Usuari: Usa el producte.