Guia Completa per a la Recerca i Selecció de Proveïdors
Requisits Específics
Existeixen determinats sectors en què els proveïdors han de complir requisits específics en funció dels productes que comercialitzen. Així, per exemple, existeixen requisits molt estrictes per als proveïdors de productes agroalimentaris, químics o d’altres materials que puguin ser perillosos.
Recerca i Anàlisi d'Informació Interna
Un cop que s’han establert els criteris mínims que han de complir els proveïdors, comença el procés de recerca d’informació. En primer lloc, es procedeix a l’anàlisi dels arxius i les bases de dades de l’empresa per aconseguir informació secundària sobre els proveïdors. Els fitxers de proveïdors i la comptabilitat de compres són els dos registres que aporten més informació.
En cas que aquest procés no sigui suficient, s’acudeix a la informació interna primària, que és la que s’obté, principalment, consultant el personal de compres de l’empresa, que disposa d’informació quantitativa rellevant sobre els proveïdors habituals.
Quan l’aprovisionament es genera en una situació de recompra, no és necessari continuar amb la recerca d’informació per localitzar els proveïdors.
Recerca i Anàlisi d'Informació Externa
En situacions de compra nova i de recompra modificada, la informació interna no és suficient i es necessita acudir a l'externa.
Fonts d'Informació Secundàries Externes
Les fonts d’informació externa secundàries més habituals en la localització de proveïdors són les següents:
Cambres de Comerç i Indústria
Són corporacions de servei públic que agrupen totes les empreses de la seva zona d’influència. Entre els seus objectius fonamentals figura el suport comercial a les empreses. Per això, entre altres coses, les cambres de comerç faciliten llistats d’empreses per sector d’activitat, proporcionant així als seus associats les dades necessàries per a la localització de possibles proveïdors.
Publicacions Especialitzades
En tots els sectors d’activitat existeixen publicacions tècniques i específiques que proporcionen informació sobre l’activitat econòmica dels diferents sectors. En aquestes revistes, publicades per diverses empreses i institucions (bancs, caixes d’estalvi, organismes de l’Administració Pública i empreses especialitzades), es poden trobar informes sobre l’activitat empresarial i anuncis de les pròpies empreses proveïdores.
Associacions Empresarials i Professionals
Són entitats que sorgeixen de la iniciativa de diferents empreses i professionals que pretenen donar suport a la comercialització dels seus socis. Per tant, aquestes associacions ajuden a buscar clients a qui vol vendre i, així mateix, a buscar proveïdors a qui vol comprar.
Guies Professionals i Llistats Telefònics
Aquestes publicacions contenen les dades bàsiques de tot tipus d’empreses, ordenades segons la seva activitat econòmica. S’hi poden trobar les adreces i les formes de contacte de les empreses que interessin com a proveïdores.
Organismes Públics
Existeixen diferents organismes públics que donen suport a les empreses en la recerca de fonts d’aprovisionament posant a la seva disposició informació rellevant d’altres empreses. Un exemple és l’ajuda que proporciona l’ICEX (Institut de Comerç Exterior) per localitzar proveïdors estrangers.
Empreses Especialitzades
Existeixen empreses especialitzades en l’anàlisi de mercats que disposen d’informació sobre el conjunt del mercat i, per tant, sobre els possibles proveïdors per a l’aprovisionament. En els casos anteriors, es pot dir que la informació que s’obté és molt poc costosa econòmicament, però la informació de les empreses especialitzades es paga. Algunes desenvolupen el procés complet de localització i selecció de proveïdors.
Intermediaris Comercials
La relació amb intermediaris comercials experts en determinats mercats suposa una font d’informació valuosa i rellevant, ja que permet conèixer de primera mà les característiques de les empreses del sector. En la majoria dels casos, la relació amb els proveïdors es pot desenvolupar a través dels propis intermediaris.
Internet
A la xarxa hi ha disponible una gran quantitat d’informació sobre proveïdors, que es pot trobar a través d’eines com cercadors, fòrums, blocs, xarxes socials o directoris. Ara bé, una empresa necessita que la informació sigui rigorosa, oportuna i rellevant, de forma que, en buscar per Internet, cal seguir una sèrie de pautes que evitin que la informació obtinguda sigui incorrecta o inapropiada. Aquestes pautes es refereixen a tenir en compte el prestigi i la serietat de les pàgines que es visiten; les més idònies són les pàgines web pròpies de les empreses proveïdores.
E-marketplaces
Considerats com una varietat singular en la recerca de proveïdors per Internet, els e-marketplaces són llocs virtuals i globals de negoci que permeten localitzar i establir relacions comercials entre diferents empreses. En aquests espais virtuals conflueixen diferents operadors amb una activitat econòmica comuna i s’hi poden activar ordres de compra, oferir productes o excedents d’estoc, establir acords, presentar ofertes o demandes concretes, etc.
De tota manera, cal tenir en compte que la seva implementació és bastant complexa i requereix que l’empresa gestora de l’espai faciliti, amb eines senzilles, l’accés a les empreses compradores i venedores, així com que garanteixi total seguretat i transparència en les operacions.
La utilització dels e-marketplaces ofereix els següents avantatges per a l’empresa compradora:
- Reducció de costos d’aprovisionament, ja que les relacions amb el proveïdor s’estableixen directament sense la necessitat d’intermediaris.
- Optimització de despeses administratives en el llançament de comandes, ja que es fan en un espai únic i en temps real.
- Estalvi de temps en la recerca i la localització de proveïdors, ja que en un sol lloc es troba tota la informació sense necessitat de buscar i visitar la web de cada proveïdor.
- Augment significatiu de la varietat de proveïdors als quals es pot tenir accés.
Fonts d'Informació Primàries Externes
En cas que la informació obtinguda fins aquí no sigui suficient, es recorrerà a informació externa primària, que té com a fonts més importants les fires, les exposicions i els salons professionals.
Fires i Exposicions
Constitueixen mostres de mercats reals en què es troba concentrada la millor font d’informació del sector. Les empreses hi presenten directament les seves novetats, de forma que s’hi pot descobrir la tendència del mercat i establir-hi relacions directes amb els possibles proveïdors. Les fires no es poden considerar llocs de compravenda perquè són espais en què el principal objectiu consisteix a provocar relacions entre fabricants i distribuïdors i entre proveïdors i compradors.
Llistats de Proveïdors
Finalitzat el procés de recollida d’informació sobre els possibles proveïdors, es plasma la informació en dos llistats successius:
- Llistat preliminar: En aquest llistat es recullen tots els proveïdors sobre els quals s’ha obtingut informació suficient. El format d’aquest llistat el determina cada empresa segons els seus criteris.
- Llistat depurat: Es realitza una anàlisi del llistat preliminar en què es comprova si les empreses incloses compleixen els criteris definits per l’empresa com a mínims, i es realitza un altre llistat que només contingui les empreses que compleixen inequívocament aquests criteris.
Selecció de Proveïdors
A partir dels llistats depurats es realitza el procés de selecció dels proveïdors adequats per realitzar cadascuna de les operacions d’aprovisionament necessàries. Aquest procés respon al següent esquema de desenvolupament:
- Establiment de criteris de selecció
- Contacte amb proveïdors i petició d’ofertes
- Valoració de les ofertes
- Elecció del proveïdor
- Realització de la compra
- Avaluació dels proveïdors