Qualitat en la Gestió de Compres: Clau per a l'Èxit Empresarial
Concepte de qualitat en la gestió de compres: És la capacitat de la gestió de compres per proporcionar, de forma eficient, tots els recursos materials necessaris per al bon funcionament de l’empresa.
Objecte de la qualitat en la gestió de compres: Indica la finalitat del procediment de qualitat que es desitja implantar a l’empresa. Procediment que descriu la forma en què s’han de fer les sol·licituds de necessitats de mercaderies, equips, subministraments i serveis; així com la posterior tramitació de les comandes.
Abast de la qualitat en la gestió de compres: Indica les activitats sobre les quals incideix directament el procediment de qualitat. És una descripció de les activitats que s’han de realitzar d’acord amb la norma de qualitat. Determinarà totes les activitats associades a la identificació i la definició de necessitats de compres i contractació de les comandes, la recepció corresponent, i la verificació i avaluació dels productes i serveis rebuts.
Responsabilitat en el procés de gestió de compres de qualitat:
- Anàlisi de les necessitats
- Desenvolupament de les especificacions
- Fonts de subministrament
- Establiment de criteris
- Preparació i execució de les compres
- Control i avaluació
Desenvolupament: Es defineix de forma gràfica en un esquema, en un diagrama de flux, en què s’indiquen els punts crítics i els documents que cal realitzar en cada cas.
Arxivament: La documentació generada en un procés s’ha de conservar per al desenvolupament de les operacions administratives. En els protocols de qualitat es determina quins són els documents que s’han d’arxivar i qui ho ha de fer. Tota la documentació generada en el procés de compres serà arxivada pel departament de compres. La documentació de control del procés serà arxivada pel departament de qualitat.
Control de qualitat en la gestió de compres: Per tal que el procés de control tingui el suficient rigor, és necessari dur a terme dues operacions: el registre de les incidències sorgides durant el procés i la mesura dels resultats segons els indicadors de qualitat.
Registre de les incidències: Les incidències reflecteixen els errors que s’han produït en la gestió de compres, per la qual cosa, permeten buscar i corregir les causes d’aquests errors. Les incidències s’han de comunicar al departament de qualitat, encarregat de registrar-les i analitzar-ne les causes i conseqüències.
Tipus d’indicadors de qualitat (KPI) en la gestió de compres:
- Sistemàtics: mesuren el nivell de compliment del sistema de qualitat.
- Normalitzats: la seva aplicació ha de donar els mateixos resultats independentment de qui els calculi.
- Homogenis: les unitats de mesura han de ser sempre les mateixes.
- Periòdics: s’han d’utilitzar periòdicament, de forma que permetin observar l’evolució.
Indicadors de qualitat: L’anàlisi dels resultats d’aquests indicadors proporciona informació valuosa sobre el nivell de qualitat assolit en els processos de compra de l’empresa.