Tipus de Compra i Gestió d'Aprovisionament

Tipus de Compra

• Consum: Es compra per satisfer necessitats personals.
• Industrial: Es compra per fabricar altres productes.
• Institucional: És la compra que realitzen les AAPP.

Situacions de Compra

• Compra nova: És la primera vegada que es compra. No hi ha experiència, cal desenvolupar totes les etapes del procés.
• Recompra: Es produeix quan cal reaprovisionament. Es té experiència i una gran quantitat d’informació. El procés és repetit. És la situació més comuna en la compra industrial.
• Recompra modificada: Es produeix quan la valoració d’una compra anterior és negativa. És necessari repetir tot el procés.

Anàlisi de les Necessitats

• Necessitats estratègiques: Relacionades amb els objectius estratègics de l’empresa (disminució de costos, augment de la rendibilitat, etc.).
• Necessitats de desenvolupament de l’activitat d’explotació: La més important és l’aprovisionament per a la producció i la comercialització.

Desenvolupament de les Especificacions

• Característiques tècniques del producte.
• Quantitat necessària del producte.
• Qualitat i certificació del producte.
• Envasos, embalatges i etiquetatge.
• Període de prova del producte.
• Formació dels operaris.
• Data en què cal disposar del producte.

Fonts d’Aprovisionament

• Establiment de criteris: Que han de complir tant el producte com l’empresa subministradora (qualitat, preu, garantia, solvència, prestigi, etc.).
• Identificació de subministradors potencials.
• Petició d’ofertes.
• Selecció de proveïdor.

Execució de la Compra

• L’etapa prèvia a l’execució és la preparació on es desenvoluparà la negociació.
• L’execució de la compra s’inicia amb el llançament d’ordre de compra per part de l’empresa compradora. Aquest document també es denomina nota de comanda.

Nota de Comanda

• L’expedeix el comprador i la rep el venedor.
• La seva forma pot ser escrita o verbal.
• Especifica les mercaderies objecte de la compra i les condicions.
• Naix d’un pacte previ entre les parts.

Seguiment i Control de la Compra

• Entre l’emissió de la nota de comanda i la recepció i pagament de la factura, cal desenvolupar un seguiment.

Recepció de la Mercaderia

• Descarregar i verificar mercaderia.
• Verificar la documentació.
• Dipositar mercaderia en el magatzem.
• Introduir dades als registres corresponents.

Ordre de Pagament

• Si tot és correcte, el departament de compres emet l’ordre de pagament al departament financer.

Control d’Incidències

• S’analitza el desenvolupament amb la finalitat de determinar les incidències (terminis de lliurament, embalatges, diferències entre quantitats sol·licitades i rebudes, devolucions, etc.).

Anàlisi de Resultats

• S’analitza i es valora el resultat de la compra (compliment o incompliment de les condicions).

Qualitat en la Gestió de Compres

• És molt important que la funció d’aprovisionament es desenvolupi amb els mínims errors, o el que és el mateix, sota un criteri de qualitat total.
• Les normes de qualitat ISO 9000 i 9001 aplicades a l’aprovisionament defineixen un procediment de qualitat denominat gestió de compres i avaluació de proveïdors.