Gestió documental, seguretat de l'arxiu i principis de la LOPD
Gestió i seguretat de l'arxiu
Funcions del responsable de l'arxiu
El responsable de l’arxiu haurà de saber:
- On són els documents.
- Quins documents hi ha.
- Qui els té i des de quan.
- Fins quan són a l’arxiu.
Sistemes de conservació i seguretat
Perquè un arxiu funcioni bé, caldrà que hi hagi una persona responsable, les funcions de la qual seran:
- Saber on són els documents i com funciona el sistema d’arxiu.
- Decidir i aplicar les normes d’ús i classificació.
- Responsabilitzar-se de la custòdia i la conservació adequada dels documents.
- Establir el protocol de sortida de documents, sigui per cedir-los o per suprimir-los.
Raons per a la conservació documental
Els documents es conserven per dues raons principals:
- El valor legal.
- El valor informatiu